Własna działalność – koszty. Jak rozliczać?
Jakie są koszty prowadzenia działalności? O ile samo jej założenie nie jest zbyt kosztowne, o tyle firmowe wydatki związane z jej prowadzeniem mogą być całkiem wysokie. Na część z nich możesz uzyskać dofinansowanie. Co można wrzucić w koszty firmy, a czego nie? O jakich opłatach musisz pamiętać? Czy da się je nieco zmniejszyć? Jak zdobyć dofinansowania na niektóre z nich? Przeczytaj poniższy artykuł, by dowiedzieć się więcej na ten temat!
Czytaj też: Jak założyć firmę – formalności krok po kroku
Czytaj dalej, a dowiesz się:
- Jakie są koszty założenia i prowadzenia własnej działalności?
- Z jakich dofinansowań na prowadzenie działalności gospodarczej warto skorzystać?
- Jak rozliczać koszty prowadzenia działalności?
- Co można wliczyć w koszty firmy?
Własna działalność – koszty: o jakich musisz pamiętać?
W Polsce założenie jednoosobowej działalności gospodarczej jest w zasadzie darmowe. Rejestracja firmy odbywa się poprzez złożenie odpowiedniego wniosku w CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej).
Podstawowe koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej dzieli się na dwie podstawowe grupy:
- opłaty administracyjno-skarbowe:
- składki ZUS,
- podatki (podatek dochodowy, podatek VAT,
- ewentualnie wpłaty na PFRON (Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych),
- bieżące koszty utrzymania firmy:
- opłaty związane z utrzymaniem biura (np. czynsz, media, zakup materiałów biurowych, zakup samochodu firmowego),
- wyrobienie firmowej pieczątki,
- uzyskanie pozwoleń czy zaświadczeń niezbędnych do prowadzenia danego typu działalności (np. pozwolenie na sprzedaż napojów alkoholowych w Twojej restauracji),
- koszt prowadzenia firmowego konta bankowego,
- raty kredytu lub leasingu (pożyczka zaciągnięta na cele związane z zakupem środków trwałych),
- koszty związane z zatrudnianiem pracowników,
- opłaty za księgowość (wynagrodzenie biura rachunkowego, księgowej lub księgowego albo zakup programu do samodzielnego prowadzenia księgowości).
To nie wszystkie koszty, jakie mogą wiązać się z prowadzeniem działalności. W zależności od jej charakteru, musisz liczyć się z dodatkowymi wydatkami, np. na opłacenie szkoleń dla pracowników, sfinansowanie działań w ramach strategii marketingowej, ale też na zakup sprzętu biurowego itd.
Własna działalność gospodarcza: koszty a dofinansowania
Istnieją specjalne programy dofinansowania, dzięki którym przedsiębiorcy, szczególnie ci początkujący, którzy dysponują mniejszymi środkami, mogą zmniejszyć ponoszone przez siebie koszty prowadzenia działalności.
Specjalnie dla osób, które dopiero uruchamiają swój biznes, przewidziano szereg rozwiązań, dzięki którym mogą nieco mniej wydać na comiesięczne opłaty skarbowo-administracyjne. Mowa tu o takich świadczeniach jak:
- Ulga na Start,
- Mały ZUS,
- Mały ZUS Plus.
Sprawdź także: Z etatu do własnej firmy: jak przygotować się do przejścia „na swoje”?
Jeżeli szukasz wsparcia, dzięki któremu udałoby ci się obniżyć niektóre wydatki, jakie musisz ponosić na prowadzenie i rozwijanie swojej firmy, istnieją dofinansowania dla przedsiębiorców do wydania na konkretne cele, np.:
- refundacja kosztów wyposażenia czy
- doposażenia stanowiska pracy,
- dofinansowanie szkoleń pracowników,
- pojawiające się doraźnie programy pomocowe dla osób prowadzących działalność gospodarczą (np. tarcza antykryzysowa po wybuchu pandemii COVID-19).
Czytaj też: Jak przygotować małe przedsiębiorstwo do czasów po kryzysie?
Jeżeli nie chcesz lub nie możesz skorzystać z żadnej dotacji dla przedsiębiorców oferowanej przez rząd lub chcesz dodatkowo obniżyć koszty prowadzenia swojej działalności, istnieją także inne sposoby, które wielu właścicieli firm wdraża w celu oszczędzenia środków. Mogą one okazać się dla Ciebie bardzo przydatne!
Co można wliczyć w koszty firmy?
Niektóre wydatki poniesione przez Ciebie na prowadzenie firmy mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodu. Mówi się w ich kontekście o „wrzucaniu czegoś w koszty”, co oznacza, że wydatki poniesione na utrzymanie biznesu mogą zostać odliczone od całego uzyskanego przychodu. Dzięki temu otrzymujesz niższą wartość dochodu, od której musisz odprowadzić podatek dochodowy. Co za tym idzie – płacisz mniejszy podatek.
Jako osoba prowadząca działalność gospodarczą masz prawo uwzględnić w kosztach podatkowych niektóre swoje wydatki. Ustawa o podatku dochodowym ściśle wskazuje, co możesz w ten sposób rozliczyć:
- wydatki poniesione na cele związane z osiągnięciem przychodów,
- koszty związane z zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów.
Co istotne, aby móc potraktować dany wydatek jako firmowy, nie może on znajdować się na liście wydatków niestanowiących podatkowych kosztów uzyskania przychodu (pełen wykaz znajduje się w art. 23 ustawy o podatku dochodowym). Wśród nich są wydatki ponoszone m.in. na:
- nabycie lub wytworzenie środków trwałych,
- nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów.
W praktyce o tym, co jest, a co nie jest kosztem podatkowym, decyduje charakter prowadzonej przez Ciebie działalności gospodarczej. Musisz przy tym pamiętać, że wszelkie wydatki o charakterze osobistym (prywatnym) – nawet jeżeli istnieje faktura poświadczająca ich zakup z danymi Twojej firmy – nie mogą zostać uwzględnione w kosztach podatkowych prowadzenia firmy. Przykładami takich kosztów mogą być m.in.:
- wydatki na cele zdrowotne,
- zakup ubezpieczenia na życie,
- zakup materiałów biurowych do prywatnego mieszkania,
- opłaty związane z edukacją, m.in. za kursy językowe czy kurs prawa jazdy,
- wykupienie karnetu na siłownię czy basen.
Przeczytaj również: Być czy nie być VAT-owcem – co będzie Ci się bardziej opłacać?
