Macierz Eisenhowera i inne metody priorytetyzowania zadań

Ogrom zadań, jakie spoczywają na przedsiębiorcy, może przytłaczać, zwłaszcza na początku prowadzenia działalności. Jak ustalić, które są najważniejsze, a które mogą poczekać? Jak rozdzielić czas pracy na poszczególne projekty? Poznaj kilka metod priorytetyzacji zadań, które pomogą Ci zaplanować dzień pracy, a w konsekwencji – pracować wydajniej.

O czym przeczytasz w artykule:

• Czym jest priorytetyzacja zadań?
• Co to jest macierz Eisenhowera, zwana też matrycą Eisenhowera?
• Jak działa metoda ABCDE?

Czytaj też: Analiza SWOT – co to jest, jak ją wykonać i dlaczego warto?

Priorytetyzacja zadań – co to jest?

Priorytetyzacja zadań to nic innego jak ustalanie ich hierarchii: które są najważniejsze, które najpilniejsze, a które mogą poczekać albo zostać wykonane przez kogoś innego. Przypisanie wartości każdej czynności, którą musisz wykonać w ramach swoich obowiązków zawodowych, jest kluczowe do tego, by optymalnie zarządzać swoim czasem i w ostatecznym rozrachunku pracować skuteczniej, szybciej i z lepszymi efektami.

Specjaliści od zarządzania oraz książki biznesowe rekomendują rozmaite sposoby, dzięki którym łatwiej będzie Ci wyznaczyć zadania ważne i pilne oraz te mniej istotne. Poniżej przedstawimy kilka najpopularniejszych. Ich wdrożenie może pomóc Ci zaplanować dzień pracy i zapanować nad chaosem na liście „to do”. Pamiętaj jednak, że jeśli masz swój sposób na priorytetyzację zadań i jesteś z niego zadowolony, nie musisz niczego zmieniać.

Czytaj też: Mastermindy biznesowe – o co w tym chodzi i czy warto?

Matryca (macierz) Eisenhowera – co to jest?

Nazwa tej metody pochodzi od nazwiska prezydenta USA. Niech jednak trudna nazwa Cię nie zmyli – to bardzo prosty system priorytetyzacji zadań w pracy, która sprawdzi się w każdej branży, nie tylko tej związanej z rządzeniem państwem.

Sednem macierzy Eisenhowera jest podzielenie tego, co jest do zrobienia, na zadania ważne i pilne. Zgodnie z myślą przewodnią bowiem niemal nie zdarzają się takie, które spełniają oba te warunki na raz. W ogólnym rozrachunku to rzeczy ważne są dużo istotniejsze niż pilne i powinno się dążyć do ich wykonania.

Matryca Eisenhowera składa się z czterech części:

1. Zadania ważne i pilne – jak wspomniano wcześniej, jest ich niewiele, ale gdy się pojawią, otrzymują natychmiastowy priorytet.
2. Zadania ważne i niepilne – mogą dotyczyć rozwoju osobistego, dalekosiężnych planów zawodowych itp. Nie mają deadline’u, ale w Twoim interesie jest, by zostały zrealizowane.
3. Zadania nieważne i pilne – pojawiają się nagle, nie masz na to wpływu. Nie są wymagające ani ambitne, nie mają też wpływu na Twój rozwój. Spokojnie możesz oddelegować je na przykład wirtualnej asystentce.
4. Zadania nieważne i niepilne – nie są wymagające, nie mają też wpływu na Twoją pracę. Świetnie sprawdzają się jako tzw. zapychacze, do wykonania w przerwach od innych zajęć.

Każde zadanie, zaraz po tym, gdy się pojawi, przyporządkuj do odpowiedniej ćwiartki. Dzięki temu ustalanie priorytetów w pracy będzie prostsze i dużo szybsze: od razu zauważysz, czym należy się zająć, co może poczekać, a nad czym nie warto się pochylać.

Czytaj też: Work-life balance na swoim – czy da się prowadzić dochodowy biznes i mieć czas dla rodziny?

Metoda ABCDE – ustalaj priorytety

Ta metoda priorytetyzacji zadań nie wymaga tworzenia żadnych macierzy. Opiera się na podobnym założeniu – nadaniu zadań odpowiedniego miejsca w hierarchii ważności. Na czym polega?

1. Poszczególne zadania spisz w formie listy.
2. Obok każdego zadania wpisz literkę od A do E. A oznacza zadania najważniejsze, a E – najmniej ważne.
3. Następnie uszereguj zadania po kolei zgodnie z nadanymi im priorytetami, a do kolejnych zadań oznaczonych tymi samymi literami dopisz numerki oznaczające kolejność, w jakiej zostaną wykonane: A1, A2, A3 itd.

Tę metodę priorytetyzacji zadań dopasuj do siebie. Twoja lista może składać się z zadań oznaczonych tylko literami A do C, możesz też rozszerzyć ją o więcej liter, jeśli uważasz, że tak będzie służyć Ci lepiej.

Tak posortowana lista jest przejrzysta i czytelna: wystarczy jeden rzut oka, by wiedzieć, jakie zadanie należy wykonać jako kolejne, a czym nie warto zaprzątać sobie głowy. Ważne, by konsekwentnie się jej trzymać, bo tylko wówczas przyniesie efekt.

Czytaj też: Wyznaczanie celów – jak robić to dobrze?

Inne metody priorytetyzacji zadań

Istnieje oczywiście wiele innych metod priorytetyzacji. Większość z nich ma podobny system działania: chodzi o to, by w jednym miejscu zgromadzić wszystkie zadania do zrobienia, a następnie poszeregować je według odpowiednich kryteriów. Oto inne propozycje, które możesz rozważyć, jeśli szukasz odpowiedniej metody priorytetyzacji zadań:

• Zjedz tę żabę – istota tej metody jest to, by jako pierwsze realizować te zadania, które wymagają najwięcej pracy i są największymi wyzwaniami. Po uporaniu się z nimi – z poczuciem dobrze wykonanej roboty – można zająć się zadaniami mniejszymi i mniej wymagającymi.
• Segmentacja – polega na podzieleniu większych zadań na segmenty, które będą wykonywane w skupieniu i bez przerw. Jeśli musisz przygotować duży raport, podziel prace nad nim na mniejsze fragmenty: zrobienie researchu, ułożenie planu, pisanie, tworzenie prezentacji itp. Następnie każdy z segmentów wykonuj w jednym bloku czasowym – bez przerw, by nic Cię nie rozpraszało.

Priorytetyzowanie zadań I trzymanie się swoich ustaleń jest bardzo ważne. Równie ważna jest jednak elastyczność – żonglowanie projektami, gdy potrzeba, zmienianie metody, jeśli się nie sprawdza, i dostosowywanie jej do siebie. To, że ustaliłeś sobie jakąś listę zadań, nie oznacza, że nie możesz jej zmodyfikować, jeśli się nie sprawdza albo jeśli pojawiły się nowe okoliczności. Poszczególne metody możesz też łączyć ze sobą. Szukaj, sprawdzaj i eksperymentuj – w ten sposób najszybciej znajdziesz odpowiednią metodę priorytetyzacji pracy dla siebie i swojego zespołu!

Czytaj też: Jak zorganizować swoją skrzynkę mailową?