Planuj pracę – sprawdź, jak wygląda organizacja czasu pracy

„Planuj pracę” – mówią ludzie, którym udało się odnieść sukces. Bez dobrej organizacji i skrupulatnej organizacji zadań spada Twoja produktywność, osiągasz słabsze efekty i brakuje Ci motywacji. Ponadto po prostu marnujesz cenny czas. Przeczytaj poniższy tekst i dowiedz się więcej, dlaczego warto planować każdy dzień i jakie są metody zarządzania czasem. Dzięki kilku wskazówkom naucz się planować pracę, by być bardziej efektywnym i skutecznie osiągać cele!

Czytaj dalej, a dowiesz się:

• Dlaczego planowanie dnia pracy jest tak istotne?
• Jak planować pracę, by być najbardziej skutecznym?
• Jakie są metody planowania czasu pracy?
• Jak powinna wyglądać organizacja dnia pracy?

„Planuj pracę”. Dlaczego wszyscy twierdzą, że warto to robić?

Każdy specjalista od zarządzania czasem i niemal każdy człowiek sukcesu będzie Cię przekonywał do jednego – „planuj pracę!”. Dlaczego to takie ważne? Po pierwsze, tuż po ustaleniu, jaki jest cel, który zamierzasz osiągnąć dzięki swojej pracy, kolejnym krokiem do jego realizacji jest dokładne rozplanowanie działań. Bez uwzględnienia rzeczy, które koniecznie musisz zrobić, i ułożenia harmonogramu ich wykonywania, zmniejszasz swoje szanse na powodzenie.

Wiele osób omija ten kluczowy etap, przechodząc do działania od razu po ustaleniu celu. Choć na początku wpływa to pozytywnie na samopoczucie i zmniejsza napięcie związane z ogromem zadań do wykonania, to jednak z czasem takie impulsywne chwytanie różnych, nieuporządkowanych pod względem stopnia ważności i pilności przedsięwzięć okazuje się nieefektywne. W związku z tym marnujesz czas. Nie widzisz, by cel się przybliżał, spada Twoja motywacja, a później również produktywność.

Zdaniem Briana Tracy’ego, specjalisty od rozwoju osobistego, osoby, które skrupulatnie planują swój czas, osiągają szereg korzyści, m.in.:

• ograniczają sytuacje wywołujące stres,
• zwiększają satysfakcję z wykonywanej pracy,
• zwiększają swoją motywację do pracy,
• mają więcej czasu na odpoczynek,
• podwyższają swoją samoocenę.

Metody organizacji pracy – z których warto korzystać?

Ludzie odnoszący największe sukcesy zazwyczaj skrupulatnie planują każdy kolejny dzień pracy. Wielu z nich w celu stworzenia najbardziej skutecznego harmonogramu działań, sięga po wiedzę z psychologii, która pomaga uzmysłowić sobie, jakie ograniczenia należy wziąć pod uwagę, (m.in. związane z fizjologią) i jakie predyspozycje warto wykorzystać, by jak najlepiej planować działania w ciągu dnia. Jak zatem powinno wyglądać planowanie zadań w pracy? Oto kilka zasad.

Podstawowe zasady planowania i organizacji pracy

• Podział na sowy i skowronki – pora największej wydajności ustalona dzięki krzywej REFA odnosi się do „skowronków”, czyli tych, którzy szczyt swojej efektywności osiągają przed południem, wolą wstawać rano i najlepiej pracuje im się do południa. Istnieją jednak również ludzie, których nazywa się „sowami”, ponieważ najlepsze efekty przynosi im praca wykonywana popołudniami, a nawet nocami.

• Prawo Parkinsona – Cyryl Parkinson, angielski historyk, zaobserwował niegdyś, że brytyjscy urzędnicy, ilekroć mają do dyspozycji osiem godzin na wypełnienie swoich obowiązków, zawsze dokładnie tyle czasu się z nimi zmagają – nawet jeśli dane zadanie można wykonać w dwa razy krótszym czasie. Wykorzystanie prawa Parkinsona w praktyce sprowadza się do tego, że przy okazji planowania swoich działań, możesz przeznaczyć na zadanie o połowę mniej czasu i sprawdzić, czy nie uda Ci się dzięki temu zaoszczędzić kilku godzin.

• Krzywa zakłóceń i efekt piły – krzywa zakłóceń informuje nas o tym, że w ciągu dnia zawsze zdarzają się pewne sytuacje, które przeszkadzają nam w wypełnianiu założonego planu (telefony, spotkania itd.). Istnieją też pory, w których takie zakłócenia występują częściej niż w innych. Efekt piły to zjawisko, które polega na tym, że człowiek oderwany od wykonywanej pracy, musi poświęcić później dodatkowy czas na to, by znów się na nim skupić. Przyjmując te założenia, warto planować dzień tak, by na zadania, które muszą być wykonane najpilniej lub są szczególnie trudne, przeznaczyć te godziny, w których zakłóceń jest jak najmniej.

• Zasada dwóch minut – zasada mówi, że jeśli coś zajmie Ci mniej niż 120 sekund (np. wysłanie maila), powinieneś zrobić to natychmiast, co odciąży Twój umysł i pozwoli skupić się na ważniejszych rzeczach.
   
• Zasada 60:40 – ta reguła przestrzega przed tym, by nie planować wykonywania działań przez 100 proc. czasu pracy. Należy to robić jedynie w 60 proc. Pozostałe 40 proc. należy zarezerwować na różne nieprzewidziane zadania. 
   
• Krzywa wydajności REFA – wydajność człowieka jest większa lub mniejsza w zależności od pory dnia. Zgodnie z krzywą REFA najwyższa wydajność ma miejsce przed południem (są jednak wyjątki) i to wtedy zaleca się wykonywać najbardziej wymagające zadania. Ich realizacja może wtedy zająć znacznie mniej czasu niż o jakiejkolwiek innej porze. 

Sprawdź też: Content marketing – jak go robić, by faktycznie pomagał w rozwoju biznesu?

Warto też pamiętać, że istnieje wiele metod pomagających zarządzać czasem w taki sposób, by marnować go jak najmniej i osiągać jak najlepsze rezultaty. Jednym z najczęściej stosowanych sposobów jest technika GTD, która wprowadza składający się z pięciu etapów proces zarządzania obowiązkami. Na czym to polega?

• Gromadzenie – wszystkie zadania umieść w jednym miejscu.
• Analizowanie – ustal, co musisz zrobić, by wypełnić dany obowiązek.
• Porządkowanie – każde zadanie przyporządkuj do odpowiedniego folderu.
• Przeglądanie – co jakiś czas przeglądaj wszystkie foldery i oznaczaj postępy w pracy.
• Realizacja – zdecyduj, czym zajmiesz się w jakim czasie, w zależności od tego, jakim czasem dysponujesz i ile masz sił.

Dzięki tej metodzie możliwe jest ustalenie wszystkich zadań, które należy wykonać i pogrupowanie ich tak, by tworzyły spójny i bardzo poręczny system.   

Kolejna popularna metoda to ALPEN. Jest ona szczególnie pomocna w tworzeniu planów na krótki okres, np. na dany dzień pracy. To skrót ułożony z pierwszych liter niemieckich słów.

• A („Aufgaben”) – oznacza zadania, a więc pierwszym etapem w tej metodzie jest ustalenie wszystkich zadań, które musisz wykonać danego dnia.
• L („Lange Schatzen”) – to szacowanie długości, czyli etap, w którym określasz, ile czasu potrzebujesz na realizację każdego z wypisanych zadań.
• P („Puferzeiten einplanen”)  – czyli „przerwy i pauzy”, co oznacza, że kolejnym krokiem jest dołączenie do planu dnia koniecznych przerw od pracy.
• E (Entscheidungen treffen) – to ustalanie priorytetów, a więc spośród wszystkich wymienionych zadań musisz wybrać te, które są dla Ciebie tego dnia najważniejsze.
• N (Nachkontrolle) – inaczej kontrola, czyli moment w ciągu dnia, gdy możesz podsumować wszystkie swoje działania i ustalić, czy udało Ci się osiągnąć zakładane rezultaty.

Niektóre metody zarządzania czasem są bardziej skomplikowane, inne mniej. Część z nich lepiej sprawdza się do planowania długoterminowego, inne są szczególnie przydatne przy układaniu harmonogramu np. danego dnia. Warto sięgnąć po tę, która najbardziej odpowiada Twoim aktualnym potrzebom i jest zgodna z Twoimi preferencjami. Inne popularne metody, które mogą Cię zainteresować, to m.in.:

• procedura OATS,
• metoda TRZOS,
• technika Pomodoro,
• metoda Salami,
• metoda 1+3 (jedno duże zadanie i trzy mniejsze),
• metoda bloków czasowych.

Zobacz także: Recykling treści – jak umiejętnie wykorzystywać treści, które już mamy?

Organizacja czasu pracy – jak planować każdy dzień?

Większość metod zarządzania czasem bazuje na konieczności zapisywania swoich planów, a także zdobyciu umiejętności ustalania priorytetów. Jeśli chodzi o zapis, ma to ogromne znaczenie dla naszej psychiki, ponieważ to, co na kartce czy w komputerze, staje się niejako oficjalne, a także po prostu pozwala na pełną kontrolę zarówno nad ilością zadań do wykonania, jak i nad postępami w ich realizacji itd.

Ustalanie priorytetów to klucz do sukcesu. Ta umiejętność jest potrzebna już na etapie określania celu, jaki chcesz osiągnąć. Pomaga także ustalić, co i w jakiej kolejności robić, co musisz wykonać natychmiast, co może poczekać, co możesz zlecić komuś innemu, a co po prostu możesz pominąć. Kiedy uda Ci się to określić, pamiętaj, że najtrudniejsze, najbardziej niewdzięczne zadanie warto wykonać na początku (w myśl zasady, że lepiej najpierw „zjeść żabę”, by najgorsze mieć za sobą i spędzić resztę dnia z poczuciem satysfakcji), a te prostsze zostawić na koniec, kiedy Twoja wydajność będzie mniejsza. Aby lepiej sobie utrwalić wszystkie wskazówki, poniżej przygotowaliśmy dla Ciebie najważniejsze zasady planowania pracy w postaci przydatnej checklisty.

Przeczytaj również: Wirtualna asystentka – co robi i kiedy warto ją zatrudnić?