Zasada Pareto i macierz Eisenhowera – jak zarządzać czasem?

Zarządzanie czasem to jedna z najważniejszych umiejętności przydatnych w codziennej pracy. Ci, którzy ją posiadają, efektywniej i szybciej docierają do zamierzonego celu. Jest to szczególnie istotne, gdy planujesz prowadzenie własnego biznesu. Jakie są metody zarządzania czasem? Które z nich są najskuteczniejsze? Jakimi zasadami warto się kierować, by jak najefektywniej planować i realizować zadania? Przeczytaj tekst i dowiedz się wszystkiego na ten temat!

Czytaj dalej, a dowiesz się:

• Czym jest skuteczne zarządzanie czasem? Dlaczego ma istotne znaczenie w biznesie?
• Efektywne zarządzanie czasem pracy – na jakie przeszkody możesz trafić?
• Jakie są popularne metody zarządzania czasem?
• Jakimi zasadami zarządzania czasem warto kierować się w swoim biznesie?

Przeczytaj również: Z etatu do własnej firmy – jak się do tego przygotować?

Zarządzanie czasem w biznesie – jakie ma znaczenie?

Zarządzanie czasem to umiejętność planowania i realizowania zadań, która ma skutkować osiągnięciem zamierzonego celu. Mówi się, że zarządzanie zadaniami jest efektywne wtedy, gdy czas, jaki codziennie przeznaczasz na pracę, jest wykorzystywany w pełni, zgodnie z Twoimi wcześniejszymi założeniami. Niesie to ze sobą szereg korzyści, a wśród nich:

• szybsze osiągnięcie zamierzonych celów,
• mniejszy nakład pracy potrzebny do osiągnięcia konkretnego wyniku,
• unikanie stresu związanego z obawą o spóźnienie czy niedopełnienie zobowiązań,
• znacznie mniej błędów podczas realizacji zadań,
• większe zadowolenie z wykonanej pracy,
• mniejsze zmęczenie,
• pewność, że wykonasz najważniejsze zadania, bo wiesz, co jest Twoim priorytetem.

Specjaliści od zarządzania wyróżniają kilka etapów procesu efektywnego gospodarowania czasem.

1. Wyznaczenie celu, do którego dążysz.
2. Zaplanowanie poszczególnych zadań.
3. Ustalenie priorytetów i podjęcie decyzji co do kolejności wykonywania zadań.
4. Realizacja planu.
5. Kontrola osiągniętych wyników.

Przeczytaj również: Reklama w internecie po kosztach

Efektywne zarządzanie czasem pracy – co może Ci przeszkadzać w realizowaniu celów?

Umiejętność zarządzania czasem wymaga przygotowania. Dlatego nim przejdziesz do planowania i realizowania zadań, warto byś przeprowadził analizę swojego dotychczasowego postępowania, by ustalić, jakie są Twoje mocne strony, jakie słabości i czy nie jest konieczne wdrożenie nowych metod. Istotnym punktem takiej analizy powinno być ustalenie, co sprawia, że odbiegasz od ułożonego planu działań. W sprawnym zarządzaniu czasem pracy mogą Ci przeszkadzać tzw. „złodzieje czasu”.

Tą nazwą określa się czynniki, zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne, które stają na drodze do osiągnięcia określonego celu, opóźniają wykonanie zadania, sprawiają, że marnujesz czas i energię. Ich wyeliminowanie lub unikanie jest konieczne, by pracować efektywnie. Wśród nich są m.in. Twoje nawyki, sposób organizacji pracy w zespole, powszechne „rozpraszacze” uwagi i wiele innych. Najczęściej spotykani „złodzieje czasu” to:

• media społecznościowe,
• rozmowy telefoniczne,
• gry, telewizja itd.,
• hałas,
• nieuporządkowana przestrzeń wokół (bałagan),
• brak planu pracy,
• niejasny podział obowiązków w zespole,
• próba wykonania wielu zadań jednocześnie,
• prokrastynacja,
• brak motywacji do pracy,
• brak asertywności,
• nieumiejętność delegowania zadań,
• przedłużające się, niepotrzebne zebrania i spotkania,
• nadmierny perfekcjonizm,
• skupianie się na zadaniach innych osób,
• brak porządku w dokumentach,
• brak komunikacji w zespole.

Pamiętaj, że odpowiednie zarządzanie czasem zawsze składa się z czterech elementów, z których żaden nie może zostać pominięty:

• prawidłowe określanie celów,
• umiejętne ustalanie priorytetów,
• wykorzystanie potrzebnych narzędzi do planowania czasu,
• wyeliminowanie „złodziei czasu”.

Przeczytaj również: Jak sprzedawać swoje produkty na Facebooku i Instagramie?

Zasada Pareto, macierz Eisenhowera i inne metody zarządzania czasem w biznesie

Istnieje kilka metod opracowanych przez ekonomistów i specjalistów od zarządzania, które pozwalają w sposób skuteczny planować, formułować cele, ustalać priorytety i gospodarować czasem. Pierwsza z nich bazuje na zasadzie Pareto. Nazywa się ją również zasadą 80/20, a to dlatego, że w jej myśl 20 proc. całego nakładu sił, jaki zużywasz do osiągnięcia celu, odpowiada 80 proc. uzyskiwanych efektów. Zasada Pareto w obszarze zarządzania czasem pokazuje, że 20 proc. swoich kompetencji wykorzystujesz przez 80 proc. czasu pracy. Co to oznacza?

Zgodnie z tym założeniem należy ustalić, co znajduje się w zakresie 20 proc. najistotniejszych rzeczy decydujących o osiągnięciu zakładanego przez ciebie celu. Następnie trzeba poświęcić czas, a właściwie jego 80 proc., na wykonywanie właśnie tych czynności. Zasada sprowadza się w skrócie do tego, by robić mniej, ale za to wyłącznie te rzeczy, które naprawdę przekładają się na ostateczny sukces.

Inną popularną metodą służącą do wyznaczania celów jest SMART. Nazwa pochodzi od pierwszych liter słów, które określają to, jaki ma być wyznaczony przez ciebie cel, a więc:

S – od „specific”, ponieważ cel powinien być konkretny,

M – od „measurable”, ponieważ cel powinno dać się zmierzyć,

A – od „attanaible”, ponieważ cel musi być możliwy do osiągnięcia,

R – od „realistic”, gdyż cel musi być realistyczny,

T – od „timed”, gdyż cel należy osiągnąć w określonym czasie.

Ustalanie priorytetów ułatwi Ci też macierz Eisenhowera. To metoda przygotowywania listy zadań do wykonania, gdzie każde z nich należy przyporządkować do jednej z czterech grup.

Opisane wyżej metody to tylko niektóre z powszechnie wykorzystywanych w praktyce narzędzi służących do lepszego i efektywniejszego wykorzystywania zasobów w celu osiągnięcia sukcesu. Oprócz nich warto choćby wspomnieć o kilku innych popularnych technikach, do których należą:

• metoda GTD,
• metoda ABC,
• metoda ALPEN,
• metoda TRZOS,
• metoda bloków czasowych,
• metoda Pomodoro.

Istotne w zarządzaniu czasem, jest również to, by wystrzegać się często popełnianych błędów, które potrafią zniszczyć nawet najlepiej opracowany plan działania.

Przeczytaj również: Promocja biznesu wśród społeczności lokalnej

Zasady zarządzania czasem w biznesie, których warto się trzymać

Kluczowe w stosowaniu różnego rodzaju metod pomocnych w zarządzaniu czasem jest wybranie spośród nich tych, które odpowiadają Twoim potrzebom i wymaganiom. Techniki można dowolnie łączyć i wykorzystywać w zależności od sytuacji. Warto również wyciągnąć z nich to, co najistotniejsze i ułożyć własny zbiór reguł do stosowania każdego dnia, dzięki któremu łatwiej będzie Ci efektywnie pracować i nie tracić czasu na zbędne zajęcia.

Oto 10 zasad zarządzania czasem w biznesie, które zebraliśmy specjalnie dla Ciebie!
 

1. Zawsze postępuj zgodnie z planem.

2. Planuj realistycznie – niemożliwa do realizacji lista zadań odbierze ci motywację.

3. Harmonogram wykonywania zadań dostosuj do ustalonych wcześniej priorytetów.

4. Deleguj zadania.

5. Rób jedną rzecz na raz.

6. Podczas pracy wyłącz telefon i powiadomienia z mediów społecznościowych.

7. Kontroluj postępy w pracy i zgodność realizacji zadań z planem.

8. Wykorzystaj godziny swojej największej efektywności w ciągu dnia na wykonanie najbardziej wymagających zadań.

9. Uwzględnij czas na przerwy i odpoczynek.

10. Odmawiaj zawsze, ilekroć ktoś próbuje Ci dołożyć nieplanowane zadania lub przerzucić na Ciebie swoje obowiązki.

Przeczytaj również: Twoja wizytówka Google