Kasa fiskalna online – jak to wygląda, kto musi ją mieć, jak wystawiać paragony?

15/02/2022

Obowiązek posiadania kas fiskalnych online we wszystkich przedsiębiorstwach oferujących sprzedaż towarów lub usług osobom, które nie prowadzą działalności gospodarczej, miał zostać wprowadzony w styczniu 2018 roku. Ostatecznie podjęto decyzję o rozłożeniu tych zmian w czasie, następnie proces został wydłużony dodatkowo w związku z ograniczeniami wynikającymi z pandemii COVID-19. Jednak kolejne branże muszą wymienić tradycyjne kasy fiskalne na te w wersji online.

 

Czytaj dalej, a dowiesz się:

  • Czym jest kasa fiskalna online i jak działa?
  • Kto i od kiedy musi posiadać kasę fiskalną online?
  • Co to jest fiskalizacja?
  • Ile kosztuje kasa fiskalna online i jak skorzystać z ulgi na zakup?

Czytaj też: Kto musi mieć kasę fiskalną?

 

Kasa fiskalna online – co to jest i jak działa?

Przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż detaliczną towarów lub usług mają obowiązek odnotowywania wszelkich transakcji za pomocą tak zwanego urządzenia rejestrującego. Urządzenia tego typu dzielą się na trzy rodzaje:

  • kasa i drukarka fiskalna z papierową kopią danych,
  • kasa i drukarka fiskalna z elektroniczną kopią danych,
  • kasa fiskalna online.

Tradycyjne kasy fiskalne (z papierowym lub elektronicznym zapisem danych) odnotowują w pamięci każdą sprzedaż i związane z nią: wysokość obrotu, podatku dochodowego oraz podatku VAT. Korzystający z nich przedsiębiorca jest zobowiązany do przygotowywania raportu dobowego po każdym zakończonym dniu sprzedaży oraz raportu miesięcznego. Są to dokumenty, do których nie można wprowadzać już żadnych poprawek i należy je przedłożyć w przypadku kontroli Urzędu Skarbowego.

 

Coraz więcej przedsiębiorstw korzysta z kas fiskalnych online. W Polsce trwa stopniowy proces przechodzenia na tego typu urządzenia, które w sposób automatyczny przesyłają wszelkie dane dotyczące sprzedaży (paragony, raporty itd.) do organów nadzorczych. Są one gromadzone przez Centralne Repozytorium Kas (CPK) znajdujące się pod kontrolą szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Odbywa się to w ten sposób, że kasa fiskalna połączona z internetem średnio co dwie godziny przesyła dane do CPK. Dzięki temu kontrola nad prawidłowym prowadzeniem sprzedaży może odbywać się stale, a nie tylko w przypadku kontroli Urzędu Skarbowego.

 

Ramka – Kasy fiskalne online – rozporządzenie. Dlaczego mają być obowiązkowe?

 

Dane, które gromadzi CPK to przede wszystkim:

  • informacje zawarte na paragonach fiskalnych (co, kiedy i za ile zostało sprzedane, kwotę podatku i podstawę opodatkowania, stawkę VAT),
  • dokumenty niefiskalne zapisywane w pamięci kasy fiskalnej (o fiskalizacji kasy, dokonanych przeglądach technicznych, ewentualnych zmianach stawek podatku lub miejsca sprowadzenia sprzedaży).

Jeżeli chodzi o same zasady wystawiania i wydawania paragonów fiskalnych, to w przypadku kas fiskalnych online wszystko wygląda tak samo jak w urządzeniach tradycyjnych:

  • każda dokonana sprzedaż musi zostać odnotowana w kasie,
  • klient musi otrzymać paragon najpóźniej do momentu, gdy dokona płatności (może go nie zabrać, ale bezwzględnie powinien mieć taką możliwość).

Kasa fiskalna online za darmo – e-paragon zamiast tradycyjnego paragonu papierowego

 

Kasy fiskalne online – od kiedy są obowiązkowe i w jakich branżach?

Jak już zostało wspomniane, w Polsce trwa proces wymiany tradycyjnych kas fiskalnych na urządzenia online. Pierwotnie miało się to odbyć jednocześnie we wszystkich branżach, jednak ostatecznie rozbito wprowadzanie w życie przepisów o kasach fiskalnych online na kilka etapów:

 

  1.  Ustawa o obowiązku ich używania zaczęła obowiązywać 1 maja 2019 r.
     
  2. 31 sierpnia 2019 r. wykluczono ze sprzedaży kasy fiskalne z papierowym zapisem kopii (przedsiębiorcy, którzy z nich korzystali, mogą to robić do czasu pojawienia się konieczności wymiany pamięci fiskalnej).
     
  3. Pierwsze branże musiały dostosować się do rozporządzenia od 1 stycznia 2020 r. Były to:
  • warsztaty samochodowe,
  • podmioty sprzedające benzynę, oleje silnikowe i gaz napędowy do silników spalinowych.
  1. W styczniu 2021 r. obowiązek korzystania z kas fiskalnych online został rozszerzony na branże:
  • gastronomiczną oraz hotelową (hotele i pensjonaty),
  • opałową (sprzedaż węgla, brykietu i innych paliw opałowych).
  1. W lipcu 2021 r. do usługodawców mających obowiązek posługiwać się kasami fiskalnymi online dołączyli przedstawiciele branż:
  • fryzjerskiej,
  • kosmetycznej i kosmetologicznej,
  • budowlanej,
  • prawniczej,
  • medycznej i stomatologicznej,
  • sportowej (kluby fitness i siłownie).
  1. Od stycznia 2022 r. kasy online muszą mieć również wszelkie podmioty prowadzące sprzedaż w systemie Tax Free.

 

Z kolejnym etapem wdrożenia nowych przepisów przedsiębiorcy będą mieli do czynienia na przełomie 2022 i 2023 r. Do końca 2022 r. kasy tradycyjne z elektronicznym zapisem danych przestaną być dostępne w sprzedaży. Ci, którzy będą mieć wcześniej zakupione urządzenia tego typu, będą mogli z nich korzystać wciąż w 2023 r., aż do momentu, gdy skończy się okres ich eksploatacji.

 

 

Kasa fiskalna online – jak działa fiskalizacja?

Fiskalizacja – czyli przygotowanie kasy fiskalnej do sprzedaży – to obowiązkowy proces, który przeprowadzić musi uprawniony przez Ministerstwo Finansów serwisant. Programuje on m.in. nagłówek paragonu, wprowadza nr NIP oraz stawki podatku, a na końcu plombuje urządzenie, aby nikt nieuprawniony nie zmienił jego ustawień.

Kasa fiskalna online – jak wygląda fiskalizacja?

 

Kasa fiskalna online – cena urządzenia

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, ile kosztuje kasa fiskalna online. W zależności od stopnia zaawansowania koszt tego typu urządzenia to od około 1,5 tys. zł do nawet 3,5 tys. zł (za kasę fiskalną z terminalem płatniczym w wersji smart). To sporo – zwłaszcza w przypadku początkujących i małych biznesów – dlatego można skorzystać z rządowego wsparcia w tym zakresie.

 

Zgodnie z przepisami zawartymi w ustawie o VAT ulga na zakup kasy fiskalnej online wynosi 90 proc. wartości urządzenia, nie może jednak być wyższa niż 700 zł.
Aby z niej skorzystać, musisz spełnić trzy warunki:

  • To Twoja pierwsza kasa fiskalna online,
  • Kupiłeś ją w ciągu 6 miesięcy od momentu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji skarbowej,
  • Masz fakturę potwierdzającą zakup kasy oraz dowód zapłaty.

 

Ulgę możesz odliczyć od podatku lub wniosek o zwrot za kasę fiskalną online:

  • jako czynny podatnik VAT odliczasz ulgę od podatku, wypełniając plik JPK V7,
  • jako podmiot niebędący podatnikiem VAT składasz wniosek do naczelnika Urzędu Skarbowego o zwrot ulgi na Twój rachunek bankowy.

 

Czytaj też: Dotacje dla firm – skąd i jak je pozyskiwać?