Kasa fiskalna online – jak działa i od kiedy jest obowiązkowa?

Posiadanie kasy fiskalnej to w wielu przypadkach już nie tylko wygoda czy dobra wola, ale obowiązek. Coraz więcej branż obligowanych jest przez przepisy do ewidencjonowania dochodów na kasach fiskalnych online. Jeśli prowadzisz biznes, sprawdź, czy i kiedy obejmie Cię obowiązek fiskalizacji, na czym on polega i jak go przeprowadzić.

Czytaj dalej, a dowiesz się:

• Czym jest kasa fiskalna online i jak działa?
• Kto i od kiedy musi posiadać kasę fiskalną online?
• Kiedy upływa termin integracji kas online z terminalem płatniczym?
• Co to jest fiskalizacja?
• Ile kosztuje kasa fiskalna online i jak skorzystać z ulgi na zakup?

Czytaj też: Kto musi mieć kasę fiskalną?

Kasa fiskalna online – co to jest i jak działa?

Przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż detaliczną towarów lub usług mają obowiązek odnotowywania wszelkich transakcji za pomocą tak zwanego urządzenia rejestrującego. Urządzenia tego typu dzielą się na trzy rodzaje:

• kasa i drukarka fiskalna z papierową kopią danych,
• kasa i drukarka fiskalna z elektroniczną kopią danych,
• kasa fiskalna online.

Tradycyjne kasy fiskalne (z papierowym lub elektronicznym zapisem danych) odnotowują w pamięci każdą sprzedaż i związane z nią: wysokość obrotu, podatku dochodowego oraz podatku VAT. Korzystający z nich przedsiębiorca jest zobowiązany do przygotowywania raportu dobowego po każdym zakończonym dniu sprzedaży oraz raportu miesięcznego. Są to dokumenty, do których nie można wprowadzać już żadnych poprawek i należy je przedłożyć w przypadku kontroli Urzędu Skarbowego.

Coraz więcej przedsiębiorstw korzysta z kas fiskalnych online. W Polsce trwa stopniowy proces przechodzenia na tego typu urządzenia, które w sposób automatyczny przesyłają wszelkie dane dotyczące sprzedaży (paragony, raporty itd.) do Centralnego Repozytorium Kas (CPK) znajdującego się pod kontrolą szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Odbywa się to w ten sposób, że kasa fiskalna połączona z internetem średnio co dwie godziny przesyła dane do CPK. Dzięki temu nadzór nad prawidłowym prowadzeniem sprzedaży może odbywać się stale, a nie tylko w przypadku kontroli Urzędu Skarbowego.

Dane, które gromadzi CPK, to przede wszystkim:

• informacje zawarte na paragonach fiskalnych (co, kiedy i za ile zostało sprzedane, kwota podatku i podstawa opodatkowania, stawka VAT),
• dokumenty niefiskalne zapisywane w pamięci kasy fiskalnej (o fiskalizacji kasy, dokonanych przeglądach technicznych, ewentualnych zmianach stawek podatku lub miejsca sprowadzenia sprzedaży).

Jeżeli chodzi o same zasady wystawiania i wydawania paragonów fiskalnych, to w przypadku kas fiskalnych online wszystko wygląda tak samo jak w urządzeniach tradycyjnych:

• każda dokonana sprzedaż musi zostać odnotowana w kasie,
• klient musi otrzymać paragon najpóźniej do momentu, gdy dokona płatności (może go nie zabrać, ale bezwzględnie powinien mieć taką możliwość).
   

Czytaj też: Podatnik bezgotówkowy – nowy program Ministerstwa Finansów dostępny w pakietach GOLD i SILVER

Kasa fiskalna online – obowiązek raportowania transakcji przez agentów

Warto wiedzieć, że agenci rozliczeniowi (w rozumieniu ustawy o usługach płatniczych) są od niedawna zobligowani do przekazywania do KAS informacji o transakcjach płatniczych akceptanta, czyli odbiorcy płatności. Może się to dziać na przykład w sytuacji, gdy urząd skarbowy podejrzewa przedsiębiorcę o postępowanie niezgodne z prawem. Przekazywanymi danymi mogą być m.in. adres lokalizacji terminala płatniczego, numer rachunku bankowego, rodzaj transakcji, waluta i kwota operacji oraz data autoryzacji płatności.

Co więcej, do 31 grudnia 2024 r. obowiązuje przejściowy przepis, zgodnie z którym agenci rozliczeniowi mają przekazywać do KAS informacje o wszystkich transakcjach płatniczych przyjmowanych przez przedsiębiorców na terminalach płatniczych niezależnie od tego, czy zostaną o to poproszeni. Zgodnie z art. 278b ust. 1 ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej przekazywanie zbiorczych danych o płatnościach będzie odbywać się systematycznie, co miesiąc.

Kasy fiskalne online – od kiedy są obowiązkowe i w jakich branżach?

Jak już zostało wspomniane, w Polsce trwa proces wymiany tradycyjnych kas fiskalnych na urządzenia online. Pierwotnie miało się to odbyć jednocześnie we wszystkich branżach, jednak ostatecznie wprowadzanie w życie przepisów o kasach fiskalnych online rozbito na kilka etapów:

1. Ustawa o obowiązku ich używania zaczęła obowiązywać 1 maja 2019 r.
2. 31 sierpnia 2019 r. wykluczono ze sprzedaży kasy fiskalne z papierowym zapisem kopii (przedsiębiorcy, którzy z nich korzystali, mogą to robić do czasu pojawienia się konieczności wymiany pamięci fiskalnej), a 31 grudnia 2022 r. – kasy z zapisem elektronicznym. Firmy, w których działają takie urządzenia, będą mogły z nich korzystać aż do momentu, kiedy skończy się okres ich eksploatacji.
3. Pierwsze branże musiały dostosować się do rozporządzenia od 1 stycznia 2020 r. Były to:

• warsztaty samochodowe,
• podmioty sprzedające benzynę, oleje silnikowe i gaz napędowy do silników spalinowych.

4. W styczniu 2021 r. obowiązek korzystania z kas fiskalnych online został rozszerzony na branże:

• gastronomiczną oraz hotelową (hotele i pensjonaty),
• opałową (sprzedaż węgla, brykietu i innych paliw opałowych).

5. W lipcu 2021 r. do usługodawców mających obowiązek posługiwać się kasami fiskalnymi online dołączyli przedstawiciele branż:

• fryzjerskiej,
• kosmetycznej i kosmetologicznej,
• budowlanej,
• prawniczej,
• medycznej i stomatologicznej,
• sportowej (kluby fitness i siłownie).

6. Od stycznia 2022 r. kasy online muszą mieć również wszelkie podmioty prowadzące sprzedaż w systemie Tax Free.

Pozostałe branże nie zostały zobligowane do wymiany kas fiskalnych na kasy online żadnymi dodatkowymi terminami. Kasy starszego typu wycofano ze sprzedaży, a te, które wciąż są w użyciu, w przeciągu kilku lat się wyeksploatują. W efekcie prędzej czy później wszyscy przedsiębiorcy będą musieli przestawić się na urządzenia nowego typu.

Integracja kas fiskalnych online z terminalem płatniczym

Niezależnie od wyżej wymienionych terminów, przedsiębiorcy używający kas online muszą zintegrować je z terminalem płatniczym do 1 stycznia 2025 r. Dlatego zadbaj o to, by był wyposażony w protokół ECR-EFT,  który zapewnia łączność z kasą online. Masz na to czas do końca 2024 r.
 

Czytaj też: Aplikacja na telefon z terminalem płatniczym – co to jest i jak rozpędzi Twój biznes?

Kasa fiskalna online – jak działa fiskalizacja?

Fiskalizacja – czyli przygotowanie kasy fiskalnej do sprzedaży – to obowiązkowy proces, który przeprowadzić musi uprawniony przez Ministerstwo Finansów serwisant. Programuje on m.in. nagłówek paragonu, wprowadza nr NIP oraz stawki podatku, a na końcu plombuje urządzenie, aby nikt nieuprawniony nie zmienił jego ustawień.

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, ile kosztuje kasa fiskalna online. W zależności od stopnia zaawansowania koszt tego typu urządzenia to od około 1,5 tys. zł do nawet 3,5 tys. zł (za kasę fiskalną z terminalem płatniczym w wersji smart). Można ubiegać się jednak na ulgę na zakup kasy fiskalnej online. Zgodnie z przepisami zawartymi w ustawie o VAT wynosi ona 90 proc. ceny urządzenia, nie może jednak być wyższa niż 700 zł. Aby z niej skorzystać, musisz spełnić trzy warunki:

• to Twoja pierwsza kasa fiskalna online,
• kupiłeś ją w ciągu 6 miesięcy od momentu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji skarbowej,
• masz fakturę potwierdzającą zakup kasy oraz dowód zapłaty.

Ulgę możesz uzyskać na dwa sposoby, w zależności od tego, jak rozliczasz się z fiskusem:

• jako czynny podatnik VAT odliczasz ulgę od podatku, wypełniając plik JPK V7,
• jako podmiot niebędący podatnikiem VAT składasz wniosek do naczelnika Urzędu Skarbowego o zwrot ulgi na Twój rachunek bankowy.

Czytaj też: Dotacje dla firm – skąd i jak je pozyskiwać?

Program Polska Bezgotówkowa – szansa na moduł płatniczy za darmo

Jesteś właścicielem małego lub średniego przedsiębiorstwa i planujesz zakup swojej pierwszej kasy fiskalnej online? Rozważ skorzystanie z Programu Polska Bezgotówkowa. Jeżeli dotąd nie przyjmowałeś płatności bezgotówkowych, możesz otrzymać urządzenie za darmo na rok. Nie będziesz ponosić żadnych kosztów abonamentu czy prowizji przez okres 12 miesięcy lub do czasu osiągnięcia obrotów w wysokości 100 tys. zł. Program finansują wydawcy kart płatniczych, agenci rozliczeniowi oraz operatorzy kartowi Visa i Mastercard przy wsparciu Związku Banków Polskich i Ministerstwa Rozwoju. Jesteśmy autoryzowanym partnerem organizatora akcji i chętnie pomożemy Państwu zakwalifikować się do Programu!