Jak zrobić karuzelę na Instagramie?

Mówienie „pomyślę o tym jutro” w biznesie nie zawsze się sprawdza. Jeśli prowadzisz firmę i z jakichś powodów odkładasz na później ważne obowiązki, podpowiemy Ci, jak możesz to zmienić. Naucz się walczyć z prokrastynacją za pomocą prostych metod, które usprawnią Ci pracę, ułatwią życie, nauczą planowania i sprawią, że będziesz lepiej zorganizowany. Przełoży się to także na Twoją biznesową działalność, bowiem wszystkie szczegóły będziesz za każdym razem dopinać na czas.

Czytaj dalej, a dowiesz się:

• Jak brzmi definicja prokrastynacji?
• Prokrastynacja w biznesie – jak odkładanie na później wpływa na Twoją firmę?
• Od czego zacząć walkę z prokrastynacją?

Zobacz także: Multitasking – jak wpływa na efektywność?

Prokrastynacja – co to jest?

Zastanawiasz się, co to jest prokrastynacja i jak może zaszkodzić Ci w sprawnym prowadzeniu firmy? To nic innego, jak odkładanie rzeczy na później pomimo możliwości realizacji założonych obowiązków. Inna nazwa na zwlekanie z czymś i przeciąganie zadań to kunktatorstwo. Także i Tobie zdarza się przesuwać terminy spotkań albo nagminnie przekładać np. podpisywanie dokumentów czy składanie zamówień, choć dobrze wiesz, że musisz to zrobić? Zadania, które zeszły na boczny tor później przytłaczają Cię, bo jest ich tyle, że nie możesz sobie z nimi poradzić, w wyniku czego znów zmieniasz swój zaplanowany rozkład dnia? To oznacza, że wpadłeś w sidła prokrastynacji.

Czytaj też: Grupy mastermind dla przedsiębiorców – czy warto?

Prokrastynacja w prowadzenie biznesu – na co uważać?

Odwlekanie wszystkiego na później może odbić się na Twojej firmie. Prokrastynacja powoduje bowiem wiele negatywnych skutków. Przede wszystkim potęguje stres związany z tym, że ważne zadania nie są zrealizowane na czas. Jeżeli prowadzisz biznes, w którym terminowość jest kluczowa, możesz przez kunktatorstwo stracić ważnego klienta, przegrać przetarg albo zapłacić surowe kary za niedowiezienie projektu na czas.

Musisz wiedzieć, że odkładanie czegoś na dalszy termin może znacząco wpłynąć nie tylko na kondycję firmy, ale także Twoją efektywność, kreatywność czy nawet życie rodzinne. Bardzo często spada także motywacja do realizacji danego projektu i zadowolenie z pracy, a uczucie zniechęcenia i znudzenia rośnie. Gdy w końcu na horyzoncie widać zbliżający się deadline, a sytuacja zaczyna być napięta, motywujesz się do pracy i wykonujesz odroczone zadania – niestety niejednokrotnie z mniejszym zapałem i z większym poczuciem winy oraz przytłaczającego Cię obowiązku.

I choć potem obiecujesz sobie, że już więcej taka sytuacja się nie powtórzy, jednak przy kolejnej okazji ten scenariusz się powiela… Warto zdać sobie sprawę z tego, że takie marnowanie czasu na zbyteczne rzeczy nikomu nie służy – szczególnie małej firmie, którą np. prowadzisz własnym sumptem i doglądasz wszystkiego samodzielnie. Prokrastynacja może też pogorszyć produktywność całego zespołu. Warto też dodać, że nadmierny stres i poczucie stagnacji doprowadzają niejednokrotnie do wypalenia zawodowego, dlatego lepiej nie odkładać istotnych zadań na później.

Przeczytaj także: Przydatne aplikacje, które pomogą Ci w prowadzeniu firmy

Odkładanie na później – jak z tym walczyć?

Jeśli masz już dość goniących terminów i ciągłego przesuwania obowiązków na później, pożegnaj prokrastynację! To, jak szybko się uporasz z odkładaniem wszystkiego na później, zależy od Twojej motywacji, umiejętności samoorganizacji, a nawet kompetencji czy celów, jakie sobie obierasz na przyszłość. Zastanawiasz się, jak walczyć z prokrastynacją? Oto kilka podpowiedzi!

1. Jeśli czujesz, że natłok spraw już Cię przerasta, skorzystaj z pomocy psychologa lub coacha biznesowego. Być może wystarczy wdrożyć w życie kilka wskazówek od nich, które odmienią Twoje życie i podejście do obowiązków.
2. Zapisuj to, co masz do zrobienia. Możesz robić notatki na kartkach, w kalendarzu albo w specjalnych aplikacjach i programach do zarządzania zadaniami online (np. Asana, Bitrix24, Trello, Jira, ForTask itp.). W ciągu dnia postaraj się konsekwentnie realizować swoją listę obowiązków.
3. Gdy przerażają Cię duże projekty, podziel pracę na części. Małymi krokami dąż do celu i odhaczaj poszczególne etapy pracy.
4. Mierz siły na zamiary. Nie bierz na swoje barki wszystkich obowiązków. Jeśli to możliwe, przekaż cześć zadań np. swojemu wspólnikowi albo wirtualnej asystentce. Mogą oni przejąć rzeczy, które bardzo często odkładasz na później i tym samym przyspieszyć funkcjonowanie firmy, procesy decyzyjne czy organizację w biurze.
5. Spróbuj nadać swoim zadaniom priorytety. Zaczynaj od tych najtrudniejszych tasków. Satysfakcja z ich wykonania może sprawić, że chętniej zajmiesz się tymi mniej ważnymi i nie będziesz ich odkładać na później.
6. Przygotuj otoczenie, w którym zamierzasz pracować. Pod ręką dobrze jest mieć np. wodę, potrzebne dokumenty i akcesoria. Zadbaj też o odpowiednie światło i temperaturę. Tym sposobem zminimalizujesz niepotrzebne źródła dekoncentracji i będziesz pracować w spokoju.
7. Zanim zaczniesz pracę, wyeliminuj z otoczenia tzw. „rozpraszacze”, które tylko potęgują marnowanie czasu. Wyłącz komunikatory i odłóż telefon na bok. Dopiero po skończeniu zadania wróć do świata social mediów.
8. Postaraj się nie rozpraszać zbędnymi rozmowami ze współpracownikami czy odczytywaniem maili, które akurat wpadły na firmową pocztę. Najlepiej na czas intensywnej pracy skorzystaj z miejsca, w którym nikt nie będzie Ci przeszkadzał. Ustal, że maile czytasz i odpowiadasz na nie w określonych godzinach, aby co chwilę nie odrywać się od ważniejszych zajęć.
9. Aby poskromić prokrastynatora, wyrób w sobie nawyk nieodwlekania wszystkiego na ostatnią chwilę. Gdy poczujesz taką pokusę, zmobilizuj się do działania. Ćwicz swój charakter i silną wolę, a efekty na pewno będą zadowalające nie tylko dla Ciebie, ale też dla Twojej firmy.
10. Jeśli w trakcie pracy wpadają Ci kolejne zadania, nie odkładaj ich na później! Od razu wpisz je do kalendarza i zaplanuj przybliżony termin oraz czas realizacji.

Sprawdź również: Wyznaczanie celów – jak to robić skutecznie?