Multitasking – jak wpływa na efektywność?
Pracowanie szybko, łatwe przerzucanie uwagi między projektami, jednoczesne uczestnictwo w spotkaniu i przygotowywanie dokumentów... Brzmi jak cechy idealnego pracownika? Multitasking to wciąż jedna z bardziej pożądanych cech – także w kontekście prowadzenia własnego biznesu. Tymczasem badania pokazują, że wielozadaniowość ma też swoje wady.
O czym przeczytasz w artykule:
- Co to jest multitasking?
- Jak wielozadaniowość wpływa na efektywność?
- Jakich kompetencji wymagać od pracownika, jeśli nie multitaskingu?
Czytaj też: 10 zasad zarządzania czasem w swoim biznesie
Multitasking – co to jest?
Multitasking, czyli wielozadaniowość, to w wielkim skrócie umiejętność robienia kilku rzeczy jednocześnie. Brzmi jak kompetencja idealnego pracownika: nie marnuje czasu, wykonuje kilka zadań jednocześnie, w związku z tym bez problemu mieści się z realizacją wszystkich poleceń w wyznaczonych mu godzinach. Stąd zapewne taka popularność multitaskingu w ogłoszeniach o pracę – przydaje się i wirtualnej asystentce, i managerowi, i specjaliście ds. PR, i księgowej. Także w jednoosobowej firmie wydaje się, że taka umiejętność będzie działać zdecydowanie na korzyść.
Prawda jest jednak bardziej skomplikowana. Człowiek nie potrafi robić z uwagą dwóch rzeczy jednocześnie. To, co odbieramy jako multitasking, to w rzeczywistości switch tasking, czyli przerzutność uwagi, przeskakiwanie między zadaniami. Jako ludzie możemy (jedni wolniej, inni szybciej) zmieniać obiekt zainteresowania, ale nigdy pracować z równą uwagą nad więcej niż jednym projektem na raz.
Czytaj też: Wyznaczanie celów – jak robić to dobrze?
Wielozadaniowość w pracy – jak wpływa na efektywność?
Naukowcy są zgodni – człowiek potrafi wykonywać jednocześnie jedynie bardzo proste i nawykowe czynności. Jeśli jednak wymagają one jakiekolwiek zaangażowania i skupienia, umysł zamiast działać dwutorowo, bardzo szybko przeskakuje z jednego zadania na drugie, a to negatywnie wpływa i na jakość pracy, i na zdrowie. Mózg ludzki nie jest stworzony do wielozadaniowości i potrzebuje aż 10-25 minut, aby w pełni skupić się na nowej (lub przerwanej) czynności. W efekcie – wskutek robienia kilku rzeczy na raz produktywność spada nawet o 40%!
Multitasking w pracy często wywołuje dekoncentrację, co skutkuje brakiem uważności oraz niedostrzeganiem detali. Im mniej czasu na wykonanie zadania, tym bardziej uwaga skupia się wyłącznie na najważniejszych elementach, pomijając wszystko inne. Konieczność przenoszenia uwagi z jednej rzeczy na inną wywołuje pomyłki: a to niezałączenie dokumentów do maila, a to wydrukowanie nie tego pliku, czy – bardziej dotkliwe – pominięcie kilku zer w Excelu albo niewyłapanie literówek w ważnym raporcie. Ich naprawienie zabiera wcześniej zaoszczędzony czas, wiąże się z frustracją oraz odrywa od wykonywanych zadań.
Jeśli nie multitasking, to co? Jakich kompetencji wymagać od pracownika
Zamiast wymagać multitaskingu w pracy, postaw na inne kompetencje, które mogą przydać się w biznesie: sumienność, spostrzegawczość czy dokładność. To te cechy pozwolą uniknąć wpadek i kosztownych dla firmy błędów, nawet jeśli będzie się to wiązać z dłużej wykonywanymi zadaniami. Warto też wspierać pracowników i motywować ich do tego, by zajmowali się tylko jedną rzeczą jednocześnie. Możesz wprowadzić w firmie zasadę sprawdzania e-maili jedynie na początku i na końcu zmiany. W ten sposób nadchodzące wiadomości nie będą nikogo rozpraszać i odrywać od pracy. Priorytetyzuj zadania i jasno dawaj podwładnym do zrozumienia, w jakiej kolejności mają je wykonywać.
Zanim umieścisz multitasking jako jedno z wymagań w ogłoszeniu o pracę, zastanów się, dlaczego uważasz, że to istotna kompetencja Twojego przyszłego pracownika. Chodzi o nadmiar zadań, któremu nie sposób sprostać w ciągu ośmiogodzinnego dnia pracy? Wówczas jedynym rozsądnym rozwiązaniem jest zatrudnienie jeszcze jednej osoby. A może po prostu wydaje Ci się, że osoba wielozadaniowa lepiej pracuje? Mamy nadzieję, że po przeczytaniu naszego tekstu wiesz już, że to nieprawda.
Czytaj też: Jak planować dzień pracy?
