Służbowa skrzynka mailowa – jak ją zorganizować?

Skrzynka pocztowa (e-mail) to niezbędne narzędzie w każdym biznesie. Aby jednak służyła dobrze, a jej obsługa nie zabierała zbyt dużo czasu, warto poświęcić chwilę na dobrą organizację, personalizację i optymalizację. Jeśli szukasz sprawdzonych sposobów na to, jak zorganizować skrzynkę mailową, dobrze trafiłeś! Poniżej przedstawiamy kilka propozycji, które sprawią, że perspektywa skorzystania z e-maila nie będzie napawać Cię stresem.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się:

• Co to jest metoda Inbox zero?
• Jak skutecznie zarządzać folderami?
• Jak zapobiec przepełnieniu się skrzynki e-mail?
• Jak zaplanować sobie codzienną pracę z mailami?

Czytaj też: Dobra baza mailingowa – czym się charakteryzuje i jak dbać o jej jakość?

Jak wyczyścić skrzynkę pocztową? Metoda Inbox zero

Dla wielu osób idealnym stanem jest informacja o tym, że w skrzynce odbiorczej nie znajdują się żadne wiadomości. Oczywiście nie oznacza to, że wszystkie jednym kliknięciem wyrzucono do kosza, ale że każdy e-mail, który do Ciebie przyszedł, doczekał się reakcji: przeniesienia do odpowiedniego folderu, skasowania (jeśli to nic istotnego) czy odpowiedzi. Inbox zero to stan, do którego powinno się dążyć w momencie, gdy zaczynasz ogarniać swoją skrzynkę – i stan, który powinieneś starać się utrzymywać, gdy Twoja poczta jest już skonfigurowana i zorganizowana.

Aby to osiągnąć – i aby po tygodniu Twoje konto pocztowe nie wyglądało znów jak w punkcie wyjścia – wystarczy poświęcić trochę czasu na dokładne przemyślenie, do czego Ci ono służy, jakie zadania za jego pomocą wypełniasz i jak zorganizować je tak, by odpowiadało na Twoje potrzeby.

Czytaj też: Wyznaczanie celów – jak robić to dobrze?

Skrzynka mailowa – zarządzanie folderami

Na początku więc zastanów się, jakie rodzaje wiadomości przychodzą na Twoją skrzynkę. Postaraj się podzielić je na kategorie. Mogą to np. być:

• newslettery, które czytasz do porannej kawy i dzięki którym jesteś na bieżąco z poczynaniami swojej konkurencji i tym, co dzieje się w Twojej branży,
• zapytania ofertowe od klientów czy kontrahentów,
• maile – komunikacja wewnętrzna Twojej firmy.

Dla każdej z kategorii zrób oddzielny folder i tam przenoś wiadomości bezpośrednio po tym, gdy przyjdą. Następnie skasuj je albo zarchiwizuj, by załatwione sprawy nie zaburzały Ci obrazu tego, co jeszcze musisz zrobić. Jeśli korzystasz z programu pocztowego lub obsługujesz e-mail przez Gmail, automatyczne przenoszenie wiadomości do folderu możesz ustawić za pomocą kilku kliknięć – wówczas ominie Cię etap ręcznego rozdzielania wiadomości między kategoriami.

Przepełniona skrzynka mailowa – jak do tego nie dopuścić?

Nad skrzynką e-mail najłatwiej panować, gdy nie ma w niej wielu wiadomości. W takiej sytuacji praca z mailami jest dużo szybsza, bardziej efektywna i mniej frustrująca. Jeśli dopiero zaczynasz przygodę z organizacją poczty, będziesz musiał poświęcić trochę czasu na przejrzenie wszystkich dotychczasowych maili, posortowanie ich i skasowanie niepotrzebnych. Potem jednak kluczem będzie działanie na bieżąco.

Czytaj też: 10 zasad zarządzania czasem w swoim biznesie

Codzienna praca ze skrzynką e-mail – jak to zorganizować?

Przychodzące o różnych porach e-maile to udręka wielu osób. Migająca ikonka powiadomienia rozprasza, wybija z rytmu pracy, a do tego wzbudza natychmiastową potrzebę porzucenia wykonywanego zadania, by jak najszybciej zapoznać się z treścią wiadomości. Nawet jeśli wydaje Ci się, że świetnie sobie radzisz z multitaskingiem i oderwanie się od pisanego raportu czy tworzonej prezentacji nie jest problemem, to tak naprawdę tracisz czas na przeskakiwanie między czynnościami, podczas gdy dużo efektywniej byłoby skończyć jedno i dopiero zacząć kolejne zadanie.

Dlatego – dla zachowania higieny umysłowej – dobrym pomysłem będzie wyznaczenie sobie kilku zasad:

1. Wyłącz powiadomienia o przychodzących wiadomościach – jeśli nie pracujesz w dziale client service, gdzie czas odpowiedzi jest kluczowy, nie musisz śledzić stanu swojej skrzynki e-mail na bieżąco. Migające ikonki czy sygnały dźwiękowe tylko przeszkadzają w pracy.
2. Sprawdzaj skrzynkę mailową o określonych porach – wyznacz sobie bloki czasowe, w czasie których zalogujesz się do maila i odpowiesz na wiadomości, które na Ciebie czekają. Może to być np. 20 minut rano, by przejrzeć e-maile z wieczora i nocy, oraz 20 minut popołudniu. Oczywiście dopasuj ten system do swojego trybu pracy – może dostajesz na tyle mało wiadomości, że jedna taka sesja wystarczy? A może potrzebujesz więcej czasu? Kluczem jest trzymanie się swoich zasad – początkowo będziesz musiał się pilnować, ale szybko wejdzie Ci to w nawyk i pozwoli oszczędzić sporo czasu.
3. Zajmij się wiadomościami od razu – przeczytanie wiadomości i zostawienie odpowiedzi na później będzie skutkować tym, że o części z nich zapomnisz, część będziesz czytać po kilka razy, a o części będziesz myśleć, dopóki nie domkniesz tematu. Już w trakcie czytania wiadomości zdecyduj, co trzeba z nią zrobić – i zrób to, by nie musieć więcej do niej wracać.
4. Nie traktuj skrzynki mailowej jak miejsca przechowywania informacji – wszystkie ważne maile, załączniki, dokumenty czy informacje przenoś w wyznaczone im miejsca na dysku komputera czy do kalendarza. Wyszukiwarki programów pocztowych działają całkiem nieźle, ale dużo szybciej i wygodniej jest trzymać wszystkie dane dotyczące konkretnych projektów w jednym miejscu, zamiast szukać ich w momencie, gdy są potrzebne.

Jak widzisz, zarządzanie skrzynką e-mail nie wymaga skomplikowanych działań i specjalistycznej wiedzy. Odrobina namysłu, trochę czasu, skupienie się na konkretnych rzeczach sprawią, że odpowiadanie na wiadomości i przeszukiwanie konta pocztowego nie będą Cię więcej stresować.

Czytaj też: Jak planować dzień pracy?