Porządki na dysku – jak ogarnąć przechowywanie plików?

Robienie regularnych porządków w mieszkaniu to sprawa oczywista. Nie wszyscy jednak pamiętają, żeby w podobny sposób traktować… dysk swojego komputera. Dobra irganizacja katalogów i plików w chmurze na twardym dysku pozwoli Ci szybko znaleźć każdy potrzebny dokument bez żmudnego przeszukiwania dziesiątek folderów. Jak uporządkować komputer? Dlaczego dobrym rozwiązaniem jest także przechowywanie plików w chmurze? Na te i inne pytania dotyczące porządków na komputerze znajdziesz odpowiedź w tym artykule. Przeczytaj i sprawdź, jak zmienić chaos w idealny porządek!

Czytaj dalej, a dowiesz się:

• Od czego zawsze warto zaczynać porządki na komputerze?
• Dlaczego nie należy zaśmiecać pulpitu dziesiątkami plików?
• W jaki sposób stworzyć przejrzysty system nazywania plików i folderów?
• Jak efektywnie korzystać z chmury?
• O czym należy pamiętać, żeby utrzymać porządek w komputerze?

Zobacz też: Przydatne narzędzia w biznesie usług i konsultacji online

Jak zrobić porządek na komputerze? Pierwsze kroki

Jeśli zabierasz się za porządkowanie swoich katalogów plików w komputerze, musisz zacząć od dokładnego ich przejrzenia. Dzięki temu zorientujesz się, jakich folderów i dokumentów masz najwięcej. Pierwszym krokiem powinno być zajrzenie do menadżera w panelu sterowania, który klarownie dzieli pliki na kategorie i jednocześnie informuje użytkownika, ile miejsca zajmują poszczególne z nich.

Następnie weź kartkę i długopis – nie chcesz przecież kolejnego zbędnego pliku – aby zapisać po kolei, które rodzaje folderów są Ci naprawdę niezbędne. Pamiętaj, żeby zerknąć też do folderu „Pobrane”, w którym często gromadzą się rzeczy potrzebne w danej chwili, a następnie… zapomniane.

Pamiętaj, żeby przejrzeć nie tylko fizyczne pliki i foldery – na swoim komputerze firmowym na pewno masz mnóstwo „potrzebnych” zakładek zapisanych w przeglądarce. Usuń te, z których już nie korzystasz, a pozostałe pogrupuj – najlepiej tematycznie. Każda przeglądarka ma bowiem opcję tworzenia folderów zakładek. Kolejnym krokiem jest wyczyszczenie ciasteczek i pamięci podręcznej przeglądarki. Dzięki temu zwolnisz nieco miejsca na twardym dysku, a także przyspieszysz działanie sprzętu.

Sprawdź także: Skrzynka mailowa – jak ją zorganizować, by dobrze służyła?

Gdzie przechowywać pliki? Na pewno nie na pulpicie!

Jeśli po uruchomieniu komputera chcesz zacząć pracę, ale nie wiesz, gdzie kliknąć, bo na Twoim pulpicie znajduje się mnóstwo ikonek, to znak, że należy je jak najszybciej uporządkować. Porządki na dysku trzeba bowiem zacząć od tego, co najprostsze, a zarazem najbardziej użyteczne.

Przejrzyj więc pliki, które widzisz od razu po uruchomieniu komputera. Zacznij od uszeregowania ich według dat utworzenia bądź ostatniego otwarcia. Dzięki temu szybciej odnajdziesz te, z których prawdopodobnie już nie korzystasz. Sprawdź wszystkie dokładnie i usuń te, które nie są Ci już potrzebne. Pozostałe zostaw, aby je opisać i poprzenosić do odpowiednich katalogów. Pamiętaj, że tworzenie folderu o nazwie „PULPIT” i przenoszenie do niego plików, które już się na nim nie mieszczą, absolutnie nie jest rozwiązaniem!

Sprawdź również: Planowanie pracy – jak robić to dobrze?

Organizacja katalogów i plików – zadbaj o odpowiednie nazwy

Odpowiednie przechowywanie plików umożliwia znacznie łatwiejsze odnalezienie tych dokumentów, które są w danej chwili potrzebne. Należy je jednak odpowiednio opisywać, a także przyporządkowywać do folderów.

Kiedy stworzysz na swoim dysku specjalną przestrzeń, przystąp do kolejnego kroku – stwórz foldery. Porządkowanie dokumentów na komputerze będzie o wiele prostsze, jeśli podzielisz je na ogólne kategorie. Zacznij od podstawowych, np. oznacz foldery nazwami klientów – „FIRMA X”. Następnie w środku stwórz kolejne – „Umowy”, „Faktury” itp., zgodnie z ich przeznaczeniem. Zbudujesz wielopoziomową strukturę folderów, która wydaje się skomplikowana, a tak naprawdę sprawi, że odnalezienie szukanego pliku zajmie Ci kilka sekund. W ten sposób stworzysz dokładną mapę swojego dysku.

Kiedy foldery są gotowe, czas na zmianę nazw plików. Nie obawiaj się ich długości! Im dokładniej opiszesz, co znajduje się w danym dokumencie, tym łatwiej będzie Ci go przypisać do odpowiedniego folderu, a gdy będzie potrzebny – odnaleźć go. Używaj dat, aktualizuj nazwy, dodając np. „po korekcie”, „po sprawdzeniu” itp.

Czytaj też: Jak zrobić logo firmy własnym sumptem?

Przechowywanie plików w chmurze – jak się do tego zabrać i dlaczego warto?

Doskonałą alternatywą bądź uzupełnieniem dla dysku fizycznego Twojego komputera jest tzw. chmura, czyli przestrzeń wirtualna o wręcz nieograniczonej pojemności, która umożliwia przechowywanie plików w jednym miejscu. Jedynym haczykiem związanym z tym rozwiązaniem są opłaty – w ramach darmowej subskrypcji możesz korzystać z ograniczonej ilości pamięci wirtualnej, zazwyczaj jest to maksymalnie 15-20 GB. Warto jednak zainwestować w większą pojemność – opłaty miesięczne wynoszą czasem kilkanaście złotych, a Ty zyskujesz pewność, że Twoje pliki są bezpieczne, a także masz do nich dostęp w każdej chwili i z każdego miejsca na świecie.

Chmura jest doskonałym rozwiązaniem, jeśli potrzebujesz dzielić się swoimi plikami z innymi osobami. Nie musisz bowiem szukać ich na dysku i przesyłać mailem bądź przekazywać na pendrive – wystarczy, że wyślesz link do pliku w chmurze. To także bardzo dobre miejsce na przechowywanie kopii zapasowych wszystkich danych, a nawet całego systemu. Pamiętaj jednak, aby utrzymywać tam takie same porządek, system katalogowania i nazywania plików, co na dysku fizycznym. Dzięki temu bez problemu odnajdziesz niezbędne dokumenty. Dobrym zwyczajem jest uzupełnianie chmury raz w tygodniu o nowe pliki, które zostały zapisane na komputerze, aby wszystkie znalazły się bezpiecznie na serwerach.

Porządkowanie plików na komputerze i w chmurze – jak nie dopuścić do bałaganu?

Aby organizacja katalogów i plików nie poszła na marne, musisz pamiętać o ustalonych przez siebie regułach w nazywaniu dokumentów i folderów. Bardzo szybko do tego przywykniesz! Jest jeszcze kilka trików, które pomogą Ci w utrzymaniu porządku na dysku Twojego komputera. Sprawdź, o czym warto pamiętać:

• regularnie opróżniaj kosz – rób to przynajmniej raz w tygodniu,
• nie gromadź plików na pulpicie – wystarczy ten, nad którym obecnie pracujesz, aby mieć go pod ręką,
• regularnie sprawdzaj folder „Pobrane” i kataloguj znajdujące się w nim pliki, a niepotrzebne usuwaj,
• świadomie instaluj programy – jeśli instalujesz aplikację, która jest Ci potrzebna tylko na chwilę, w danym momencie, usuń ją zaraz po skorzystaniu, inaczej z pewnością o niej zapomnisz,
• sprawdzaj regularnie ilość zajętego miejsca na dysku – to podpowie Ci, kiedy nadejdzie czas na poważniejsze porządki,
• raz w tygodniu uzupełniaj swoją chmurę – Twoje dane będą dzięki temu bezpieczne.

Porządki na dysku to nie tylko regularne czyszczenie komputera, to przede wszystkim pewne nawyki, które pozwolą na efektywne zarządzanie wirtualną przestrzenią. Warto je wyrobić, aby zaoszczędzić mnóstwo czasu i nerwów w poszukiwaniu odpowiedniego dokumentu.

Czytaj też: Multitasking – zwiększa czy zmniejsza naszą efektywność?