Zatory płatnicze – jak do nich nie dopuścić?

Prowadzenie firmy to często wyzwanie na wielu poziomach. Jednym z nich są niesłowni kontrahenci, którzy opóźniają płatności za otrzymane towary czy usługi albo nie opłacają faktur w ogóle. Czy da się coś z tym zrobić? Jak się zabezpieczyć, by zminimalizować ryzyko zatorów płatniczych? Czy pozew sądowy to jedyne wyjście? Sprawdź w naszym tekście!

O czym przeczytasz w artykule:

• Co to są zatory płatnicze?
• Jak sprawdzić, czy potencjalny kontrahent jest uczciwy?
• Jak utrzymać płynność finansową, gdy kontrahent zwleka z płatnością?
   

Czytaj też: Podatnik bezgotówkowy – nowy program Ministerstwa Finansów

Zatory płatnicze – co to są?

O zatorach płatniczych mówimy, gdy przedsiębiorca nie otrzymał w terminie zapłaty od kontrahenta. Z tego powodu nie może opłacić swoich zobowiązań – pensji, faktur – nie stać go również na zakup materiałów do pracy czy na inwestowanie i rozwój przedsiębiorstwa. Jedne opóźnienia generują kolejne i w efekcie kolejne podmioty mają problem z utrzymaniem płynności finansowej. Rosną koszty prowadzenia działalności, w niektórych przypadkach kończy się to nawet bankructwem czy likwidacją firmy. Szacuje się, że nawet 80-90% małych i średnich przedsiębiorstw w Polsce ma problemy z tzw. przeterminowanymi należnościami*.

. Aby przeciwdziałać zatorom płatniczym, 1 stycznia 2020 roku weszła w życie Ustawa o zmianie niektórych ustaw w celu ograniczenia zatorów płatniczych. Najważniejsze rozwiązania w niej zastosowane to:

• Skrócenie do 30 dni terminów zapłaty, jeśli dłużnikiem jest podmiot publiczny (poza podmiotami leczniczymi);
• Skrócenie do 60 dni terminów zapłaty, jeśli dłużnikiem jest większa firma, a wierzycielem mikro-, małe lub średnie przedsiębiorstwo;
• Podmioty równorzędne same ustalają termin zapłaty, a w razie sporu między nimi to dłużnik musi udowodnić swoje racje;
• Jeśli termin zapłaty przekracza 120 dni, wierzyciel może odstąpić od umowy;
• Prezes UOKiK może prowadzić postępowania oceniające, czy doszło do nadmiernego opóźnienia w płatnościach, a jeśli stwierdzi, że tak – nakładać kary finansowe.
   

Czytaj też: Na czym polega mechanizm podzielonej płatności?

Jak sprawdzić kontrahenta?

W wielu przypadkach warto przed podpisaniem umowy z nowym podmiotem upewnić się, czy na pewno jest on rzetelny i uczciwy. Jak sprawdzić kontrahenta? Przede wszystkim wyszukaj w KRS lub CEIDG informację, czy firma na pewno istnieje. Jeśli nie – sprawa jest jasna, pod żadnym pozorem nie nawiązuj z nią żadnego typu współpracy. Jeśli istnieje, możesz przejść do kolejnego kroku, czyli wywiadu środowiskowego.

Zapytaj o firmę na przykład innych przedsiębiorstw, które miały z nią styczność – czasami, zwłaszcza jeśli to lokalne biznesy, jeden dostawca obsługuje cały region. Krótka rozmowa z kolegami z branży może dać Ci jasny pogląd na to, czy warto podejmować współpracę. Możesz też poszukać informacji w Internecie – zarówno opinii na portalach, jak i w konkretnych bazach danych: białej liście podatników (czyli elektronicznym rejestrze płatników VAT prowadzonym przez Krajową Administrację Skarbową), Biurze Informacji Kredytowej (możesz tam wygenerować raport o kontrahencie) albo Biurze Informacji Gospodarczej lub Krajowym Rejestrze Dłużników (w obu tych miejscach sprawdzisz zdolność kredytową kontrahenta i dowiesz się o jego ewentualnych długach).

Czytaj też: Własna działalność – koszty: co można do nich zaliczyć?

Brak zapłaty za fakturę – co robić, by utrzymać płynność finansową?

Środki ostrożności i czujność także czasem zawodzą i może zdarzyć się tak, że nawet sprawdzony kontrahent nie opłaci na czas swoich należności. Co zrobić w takiej sytuacji, by zminimalizować ryzyko wystąpienia zatoru płatniczego? Sprawdź poniższe możliwości:

1. Wystaw fakturę pro-forma – to działanie zapobiegawcze. Jeśli podejrzewasz, że kontrahent może mieć problem z terminową zapłatą, wystaw mu pro-formę. To dokument, który zapowiada wystawienie faktury niezwłocznie po tym, gdy wskazana kwota zostanie uregulowana. Pro-forma nie jest dowodem księgowym – a to właśnie tego potrzebuje przedsiębiorca, dlatego będzie zależeć mu, by uzyskać go jak najszybciej.
    
2. Skorzystaj z metody kasowej – możesz z niej skorzystać, jeśli jesteś tzw. małym podatnikiem, czyli wartość sprzedaży brutto w Twojej firmie nie przekroczyła w poprzednim roku 1,2 mln euro. Zgodnie z nią obowiązek podatkowy powstaje dopiero wtedy, gdy kontrahent opłaci należność i wpłynie ona na Twoje konto. Tym sposobem nie musisz regulować zobowiązań związanych z VAT-em z własnej kieszeni.
    
3. Skontaktuj się bezpośrednio – czasami rzeczywiście nieopłacenie faktur w terminie nie wynika ze złej woli, ale zwykłego zapominalstwa. Dlatego pierwszym krokiem, jaki warto podjąć, jest skontaktowanie się mailowo czy telefonicznie z ponagleniem i przypomnieniem o upływającym terminie zapłaty.
    
4. Skorzystaj z faktoringu – to usługa polegająca na sprzedaży nieopłaconych faktur firmie, która zajmie się ściągnięciem należności. W takim przypadku to nie Ty martwisz się koniecznością odzyskania pieniędzy. Więcej o tej usłudze przeczytasz w tym artykule.
    
5. Wystaw notę odsetkową – zgodnie z Ustawą z 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych masz prawo obciążyć nieuczciwego kontrahenta odsetkami za nieterminową płatność. Możesz też żądać rekompensaty za poniesione koszty związane z odzyskiwaniem należności.
    
6. Skorzystaj z usług firmy windykacyjnej – windykacja to często wyjście, gdy wszystkie łagodniejsze możliwości odzyskania pieniędzy zawodzą. Wówczas najpierw wysyłane jest wezwanie do zapłaty, a gdy to nie skutkuje – wchodzi się na drogę sądową. Więcej o procesie windykacji przeczytasz w tym artykule.

* https://www.gov.pl/web/rozwoj-technologia/walka-z-zatorami-platniczymi