Windykacja, czyli co zrobić, gdy kontrahent zalega z płatnością
Twój kontrahent spóźnia się z płatnością? Istnieje kilka rozwiązań takiej sytuacji. Jeżeli to chwilowe problemy z wypłacalnością, być może wystarczy upomnienie. Gdy sytuacja się przedłuża, możesz rozważyć wdrożenie kolejnych etapów dochodzenia należności. Kiedy konieczne staje się wejście na drogę sądową? Jakie przebiega proces windykacyjny? Czy za należności przeterminowane należą Ci się odsetki?
Czytaj dalej, a dowiesz się:
- Należności przeterminowane – co to jest?
- Czym jest windykacja i jakie są jej etapy?
- Jak wybrać firmę windykacyjną?
- Jak chronić się przed nieuczciwymi kontrahentami?
Zobacz także: Księgowość małej firmy – zlecić czy prowadzić samemu?
Co to są należności przeterminowane? Definicja pojęcia
Jako przedsiębiorca prędzej czy później zetkniesz się z sytuacją, gdy jeden z Twoich kontrahentów będzie spóźniał się z zapłatą należności. Termin uiszczenia opłaty jest najczęściej podawany na fakturze lub na umowie, którą podpisują strony transakcji. Każda należność, która nie została zapłacona we wskazanym terminie, jest należnością przeterminowaną.
Jako strona, która oczekuje na pieniądze, znajdziesz się w trudnej sytuacji. Po pierwsze może to spowodować zatory płatnicze w Twojej własnej firmie (zabraknie Ci środków na opłacenie należności, wypłaty dla pracowników czy zakup potrzebnych towarów), po drugie wymaga podjęcia kroków mających na celu odzyskanie należnej kwoty.
Problemy z wypłacalnością mogą być chwilowe – w takim przypadku przeterminowane należności i zobowiązania najpewniej zostaną uregulowane, gdy tylko kontrahent będzie miał odpowiednie środki na koncie firmowym. W podobnych sytuacjach zazwyczaj wystarczy upomnienie – wiadomość lub telefon z przypomnieniem o konieczności opłacenia faktury. Natomiast jeżeli mimo upomnienia z Twojej strony należność pozostaje niezapłacona, masz do dyspozycji kolejne narzędzia służące do uzyskania zaległych pieniędzy.
Sprawdź też: Kredyt dla firm – jak z niego korzystać, by się rozwijać?
Windykacja – co to jest i jakie są jej etapy?
Windykacja należności to wszelkie legalne kroki, które są podejmowane w celu uzyskania od dłużnika należnych pieniędzy. Mali i średni przedsiębiorcy najczęściej są zmuszeni wszcząć proces windykacyjny wobec kontrahenta, który spóźnia się z opłaceniem faktury VAT. Proces windykacji dzieli się na trzy główne etapy:
1. Windykację miękką,
2. Postępowanie sądowe,
3. Postępowanie egzekucyjne.
Zazwyczaj proces windykacji rozpoczyna się od etapu miękkiego. Są to wszelkie lekkie metody upominania się o uiszczenie należności, a więc:
- wysyłanie e-maili z przypomnieniem o zaległej płatności,
- rozmowy telefoniczne przypominające o konieczności opłacenia faktury,
- zorganizowanie spotkania wyjaśniającego, podczas którego kontrahent ma szansę wytłumaczyć, jakie są przyczyny opóźnienia, a strony mogą ustalić wspólne rozwiązanie (np. nowy termin płatności, rozłożenie jej na raty itd.),
- wysyłanie tzw. monitów z przypomnieniem o przeterminowanej należności,
- jeżeli upominanie kontrahenta nie wystarczy, wysłanie wezwania do zapłaty (nawet jeśli nie zostanie odebrane, ale wyślesz je dwukrotnie i zachowasz potwierdzenie, będzie ono uznane za dostarczone).
Gdy miękkie rozwiązania nie przynoszą rezultatu, zaczyna się etap windykacji twardej. Przedsiębiorca musi dochodzić swoich praw na drodze sądowej – składa pozew o zapłatę. Wiąże się to z koniecznością uiszczenia przez niego opłaty. Jednak w wielu przypadkach jest to rozwiązanie bardzo skuteczne – kontrahent spłaca zobowiązanie bardzo szybko po otrzymaniu zawiadomienia o wniesieniu pozwu, aby uniknąć postępowania sądowego.
Ostatnim etapem procesu windykacyjnego jest postępowanie egzekucyjne. Gdy mimo wszystkich zastosowanych wcześniej rozwiązań kontrahent wciąż uchyla się przed obowiązkiem opłacenia zaległej faktury, do gry wkracza komornik, który występuje z wnioskiem o rozpoczęcie egzekucji, a następnie dokonuje jej – najczęściej z rachunku bankowego kontrahenta.
Proces odzyskiwania środków z przeterminowanych należności handlowych może trwać dość długo, a nie wszystkie firmy mogą pozwolić sobie na czekanie. Istnieje rozwiązanie, które pomaga przedsiębiorcy borykającemu się z problemem zaległych faktur kontrahenta. Mowa o sprzedaży długu jednej z działających na rynku firm, które zajmują się skupowaniem wierzytelności, a następnie odzyskiwaniem pieniędzy. Oczywiście wiąże się to z koniecznością poniesienia dodatkowych kosztów, jest to więc rozwiązanie dla firm, które na to stać.
Jak rozpoznać nieuczciwego kontrahenta i uchronić się przed wszczęciem procesu windykacji?
Windykacja należności może trwać bardzo długo – szczególnie w przypadku, gdy masz do czynienia z nieuczciwym kontrahentem, który nie zamierza uregulować długu, a sprawa trafia do sądu i włącza się do niej komornik. Jednym z najważniejszych elementów walki z zaległościami w płatnościach, jest dokładna weryfikacja potencjalnych kontrahentów jeszcze przed rozpoczęciem z nimi współpracy.
Aby dodatkowo zabezpieczyć swoje interesy przy okazji transakcji handlowej, możesz również sięgnąć po dodatkowe środki:
- wymagaj zapłacenia zaliczki,
- zadbaj o odpowiednie skonstruowanie umowy z kontrahentem,
- skrupulatnie gromadź wszelkie dokumenty, które dotyczą Waszej współpracy,
- na bieżąco monitoruj płatności firmowe,
- stosuj pieczęć prewencyjną (stempel zawierający dane firmy zajmującej się obsługą Twoich wierzytelności oraz informacje, o krokach, które zostaną podjęte w przypadku opóźnień w płatności),
- rozważ zastosowanie faktoringu – to usługa oferowana przez firmy, które odkupują od przedsiębiorców ich nieprzeterminowane faktury (przed terminem płatności). Dzięki temu od razu otrzymujesz należną Ci z ich tytułu kwotę (choć rzecz jasna musisz wziąć pod uwagę konieczność zapłacenia faktorowi) i nie ryzykujesz powstania zatoru płatniczego.
Przeczytaj również: Na czym polega mechanizm podzielonej płatności?
