Cyfryzacja firmy – jaki ma wpływ na zrównoważony rozwój?

W świecie szybko zachodzących zmian – społecznych i klimatycznych – cyfryzacja stała się koniecznością. Przed współczesnym światem stoi obowiązek ocalenia środowiska na rzecz kolejnych pokoleń, a cyfryzacja jest do tego świetnym narzędziem. Wiedzą o tym giganci biznesu, którzy zamiast wysyłać pracowników w delegacje samolotami korzystają z rozwiązań AR (czyli rzeczywistości rozszerzonej, od ang. augmented reality), wiedzą o tym również mniejsi przedsiębiorcy. W jaki sposób cyfryzacja firmy może przyczynić się do realizacji ideałów zrównoważonego rozwoju?

O czym przeczytasz w artykule?

·        Na czym polega zrównoważony rozwój i cyfryzacja?

·        Co to jest ślad węglowy?

·        Jak ograniczyć zużycie papieru?

·        Jakie są inne sposoby cyfryzacji firmy?

Czytaj też: Marka zaangażowana w problemy społeczne – jak robić to z klasą? 

Zrównoważony rozwój i cyfryzacja – co to jest?

W postpandemicznym świecie hasło „zrównoważony rozwój” zaczęło głośno wybrzmiewać przy okazji informacji o ogromnych wysypiskach tekstylnych śmieci, stale rosnącej emisji CO₂, kryzysie paliw kopalnych i innych czynnikach prowadzących do ocieplenia klimatu i związanych z nim klęsk żywiołowych. Faktem jest, że działania człowieka doprowadziły do przyspieszenia zmian zachodzących w środowisku, mogących prowadzić do jego bezpowrotnego zniszczenia. Działacze społeczni zaczęli więc krzewić bardzo prostą, a jakże ważną ideę wzięcia odpowiedzialności za swoje czyny i wybory w każdym aspekcie życia: prywatnym, społecznym i biznesowym. 

Zrównoważony rozwój tyczy się przede wszystkim przedsiębiorstw: i gigantów, i małych firm. W tym haśle zawiera się wezwanie do rozsądnego kierowania rozwojem firmy i do generowania zysków w sposób etyczny i przemyślany, z poszanowaniem zasobów środowiska i dobra pracowników. W tym celu właściciele przedsiębiorstw powinni starać się minimalizować ślad węglowy, a także dbać o dobrostan i godziwe warunki płacowe zatrudnianych osób.

Aby realizować postulaty zrównoważonego rozwoju, firmy muszą minimalizować ślad węglowy. Jednym z narzędzi pozwalających to osiągnąć jest cyfryzacja, czyli włączanie technologii cyfrowych do naszej codzienności. Przykładem cyfryzacji jest m.in. wprowadzenie aplikacji rządowych (np. e-Obywatel czy Internetowe Konto Pacjenta), a także e-recept i aplikacji bankowych umożliwiających dostęp do konta z telefonu komórkowego. Wszystkie aplikacje online, sposoby bezobsługowego załatwiania spraw (np. biletomaty) i systemy komputerowe ułatwiające codzienne życie noszą nazwę infrastruktury elektronicznej i w dużej mierze przyczyniają się do redukcji śladu węglowego – ich wpływ może sięgać obniżenia nawet 15% globalnej produkcji CO₂!

Czytaj też: Reduce, reuse, recycle – 8 zasad, jak prowadzić biznes z poszanowaniem środowiska

Cyfryzacja firmy – co można zrobić?

Niektóre firmy zużywają ogromne ilości papieru i toneru, co nie pozostaje bez wpływu na środowisko. Szacuje się, że wszystkie przedsiębiorstwa na świecie generują rocznie 550 miliardów faktur. Istnieją badania, które mówią, że prawie połowa wycinanych drzew jest przeznaczona do produkcji papieru – duża część z tego to papier do biurowych drukarek. Wprowadzenie e-faktur, internetowych systemów księgowych i bankowych pozwala zredukować te ilości, a redukcja choćby o 10% przynosi ogromną ulgę w produkcji i późniejszej utylizacji papieru.

Dodatkowo firmy operujące e-systemami fakturowania i rozliczeń mogą pochwalić się niższymi odsetkami błędów, szybszym przetwarzaniem informacji i zaoszczędzeniem kosztów chociażby przesłania faktury papierowej tradycyjną pocztą do klienta (w skali roku to już niemały wydatek). E-faktura nie zaginie na poczcie, a dodatkowo można szybko sprawdzić, kiedy i gdzie została wydana.

Inne formy cyfryzacji powodujące redukcję zużycia papieru to wprowadzenie cyfrowego podpisu i cyfrowego przechowywania dokumentów. Zależnie od charakteru Twojej firmy przydatne do tego będą różne systemy. Jeśli np. masz gabinet fizjoterapii, użytecznym systemem dla Ciebie będzie baza dla medyków, służąca do przechowywania danych o pacjentach. Z kolei warsztat samochodowy może trzymać archiwum klientów na osobnym dysku. Chodzi o to, aby zminimalizować ilość papieru w codziennej pracy i zachęcić pracowników do zaufania nośnikom cyfrowym. 

Zobacz tez webinar: 

Nie musisz zlecać stworzenia od podstaw systemu przechowywania danych swojemu informatykowi – na rynku działają firmy, które pomagają w cyfryzacji małych i dużych przedsiębiorstw, m.in. poprzez implementację odpowiedniego, dopasowanego do charakteru ich działalności oprogramowania i jego późniejszy serwis. To kolejna zaleta cyfryzacji w kontekście zrównoważonego rozwoju – nie musisz już nabywać na stałe drogich, wszechstronnych rozwiązań, które szybko się starzeją, ale działać na zasadzie wykupienia licencji tylko do tych gałęzi programu, które rzeczywiście są Ci potrzebne, i zmieniać je w razie potrzeby. 

Dzięki cyfryzacji możesz również zrezygnować z fizycznego miejsca na magazynowanie dokumentów, powinieneś mieć jednak miejsce cyfrowe. Nie oznacza to, że musisz od razu kupić serwer – istnieje możliwość wykupienia miejsca na serwerze zewnętrznym lub przejścia do trzymania plików w chmurze, co jest tańsze i jeszcze bardziej ekologiczne niż zakup własnego sprzętu.

Czytaj też: Oszczędzanie energii w firmie – kilka pomysłów, aby płacić mniej

Cyfryzacja przedsiębiorstwa – oprogramowanie, które zmienia pracę na lepsze

Stosowanie odpowiedniego oprogramowania do pracy daje więcej niż tylko rezygnację z używania dużych ilości papieru. Zakup najpopularniejszego pakietu programów biurowych może służyć wsparciu kreatywnej współpracy w grupie przez możliwość wspólnego edytowania plików, czy też może poprawić komunikację wewnętrzną przez wygodne komunikatory. To może wpłynąć z kolei na szybsze rozwiązywanie problemów i efektywniejszą pracę wewnątrz zespołu i całej firmy. 

Z kolei przeniesienie spotkań do internetu pozwoli Ci zmniejszyć ślad węglowy transportu pracowników. W skrajnych przypadkach możesz uznać, że nie opłaca Ci się utrzymywanie biura (bo bardziej korzystne jest np. dopłacanie pracownikom za prąd wykorzystany do pracy z domu). Nie musi tak jednak być – może okazać się np., że przydałoby się biuro mniejsze, a zatem łatwiejsze do ogrzania i utrzymania w dobrym stanie technicznym.

Praca zdalna wcale nie oznacza utraty kontroli nad realizacją zadań w firmie. Istnieją systemy pracy, które pozwalają precyzyjnie wyliczyć, ile czasu potrzeba było pracownikowi na wypełnienie danego zadania, przez co można znaleźć źródła problemów czy zastojów, które inaczej byłyby trudne do odkrycia.

Odpowiedzialna cyfryzacja – myśl długodystansowo, działaj rozsądnie

Cyfryzacja nie jest jednak magicznym rozwiązaniem – sama również łączy się z kosztami. Wyprodukowanie komputera lub telefonu kosztuje i są to rzeczy trudne do poddania recyklingowi. Dlatego w miarę możliwości nie wyrzucaj ich, ale je naprawiaj. Będzie to również z korzyścią dla ochrony danych zapisanych na dyskach.

Nie wystarczy też po prostu kupić do firmy odpowiedni sprzęt – trzeba jeszcze nauczyć ludzi, jak go używać. Nie znaczy to, że musisz odmłodzić kadrę: wystarczy zamówić szkolenie, które nauczy pracowników o różnym stopniu zaawansowania korzystać ze zdobyczy cyfrowej rewolucji.

Cyfryzacja w Polsce to wciąż toczący się proces – jest on jednak bardzo żywiołowo przeprowadzany przez przedsiębiorców, ponieważ generuje oszczędności i otwiera nowe możliwości. Klienci są już przyzwyczajeni do pewnego poziomu obsługi i tego, że wiele rzeczy mogą załatwić bez wychodzenia z domu lub nawet kontaktu telefonicznego. Firma, która nie bierze udziału w procesie cyfryzacji, siłą rzeczy staje się mniej konkurencyjna, choćby oferowała najlepsze produkty czy usługi – klient po prostu może do niej nie dotrzeć. Dodatkowo cyfryzacja pozwala na prowadzenie statystyk, a tylko statystyki pozwolą określić, które aspekty działania firmy należy poprawić, aby wyeliminować straty albo zastoje w pracy. I wreszcie – cyfryzacja to wybór odpowiedzialny, wybór zielonej przyszłości dla nas samych i kolejnych pokoleń, które przyjdą po nas.

Czytaj także: Jak umiejętnie komunikować, że Twoja firma jest eco-firendly?