1. Dla firmy
  2. Akademia przedsiębiorcy
  3. Wideokonferencja – przygotuj perfekcyjne wystąpienie!
Wideokonferencja – przygotuj perfekcyjne wystąpienie!

Wideokonferencja – przygotuj perfekcyjne wystąpienie!

4 min czytania

Przed Tobą wideokonferencja z pracownikami albo ważnymi dla Twojej firmy kontrahentami? Pomożemy Ci się do niej przygotować! Sprawdź, jakie programy będą pomocne w zorganizowaniu spotkania online. Skorzystaj również z porad, dzięki którym perfekcyjnie dostosujesz do takiej rozmowy pomieszczenie, tło, sprzęt oraz inne techniczne aspekty.

 

Czytaj dalej, a dowiesz się:

 

  • Co to jest wideokonferencja i jak ją zorganizować?
  • Jakie są popularne programy i aplikacje do wideokonferencji?
  • Urządzenia do wideokonferencji – co Ci się przyda podczas rozmowy?

Zobacz także: Autoprezentacja – jedna z najważniejszych umiejętności w biznesie

 

Wideokonferencja – od czego zacząć przygotowania do spotkania online?

 

Szybkie łącza internetowe, globalizacja czy ostatnio długi okres pandemii sprawiły, że wideokonferencje zyskały w oczach pracodawców i pracowników. Jeśli i Ty chcesz skorzystać z tej opcji, aby omówić ważne kwestie dotyczące biznesu np. ze swoimi kontrahentami, musisz wiedzieć, jak przygotować się do takiego wydarzenia. Wideokonferencja może okazać się w Twoim przypadku ważnym narzędziem biznesowym, dzięki któremu szybko skontaktujesz się z osobami przebywającymi w różnych lokalizacjach w Polsce i na świecie, a następnie podejmiesz ważne decyzje bez potrzeby wydawania pieniędzy na delegacje, zakwaterowanie czy dojazd do biura, czyli obniżysz firmowe koszty.

 

Aby profesjonalnie przygotować wideokonferencję, musisz mieć pewność, że Twoje łącze internetowe jest wystarczające szybkie. To gwarancja tego, że podczas spotkania wszyscy uczestnicy będą się dobrze słyszeć i widzieć, a przesyłanie plików czy udostępnianie prezentacji nie będzie stanowiło problemu. Jeśli to właśnie Ty jesteś organizatorem wideokonferencji, musisz z wyprzedzeniem poinformować o niej wszystkich uczestników i wysłać im elektroniczne zaproszenie. Pomogą Ci w tym specjalne programy, o których przeczytasz poniżej.

 

Wideokonferencja – ustalenia najlepszego terminu spotkania

 

Zobacz też: Podcast w biznesie – kiedy warto nagrywać?

 

Program do wideokonferencji – co wybrać?

 

W przeprowadzeniu spotkania pomoże Ci darmowy program do wideokonferencji. Platformy, z których możesz dzisiaj skorzystać, są naprawdę dobrze przygotowane. Gwarantują doskonałą jakość obrazu i głosu, a także umożliwiają prowadzenie rozmów na czacie w trakcie wyświetlania prezentacji czy podczas konwersacji. Bardzo wiele systemów do wideokonferencji ma też opcję podnoszenia ręki i zgłaszania chęci zabrania głosu w dyskusji bez przerywania osobie, która aktualnie coś mówi. Ważnymi czynnikami dla Ciebie i Twoich współpracowników przy wyborze najlepszej platformy wideokonferencyjnej mogą być też:

 

  • wspólny kalendarz i książka telefoniczna,
  • możliwość współdzielenia ekranu i rysowania na slajdach,
  • wspólne edytowanie materiałów,
  • przeprowadzenie ankiet,
  • udostępnianie pulpitu,
  • nagrywanie prezentacji czy rozmów,
  • opcja dodawania kolejnych osób do trwającego już spotkania.

Koniecznie sprawdź też, czy dana platforma jest przystosowana do tego, aby mogło z niej korzystać wielu uczestników, i czy przed spotkaniem będziesz musiał ściągnąć aplikację lub stworzyć profil klienta. Dzięki odpowiednim przygotowaniom sprawnie przeprowadzisz wideokonferencję.

 

Platformy do wideokonferencji

 

Czytaj też: Prezentacja online: 10 wskazówek, jak dobrze się prezentować podczas wystąpienia

 

Zestaw do wideokonferencji – co będzie Ci potrzebne?

 

Sprzęt do wideokonferencji to bardzo szerokie pojęcie, a jako początkujący organizator spotkań online musisz wiedzieć, co trzeba przygotować. Przed połączeniem się z uczestnikami zaplanowanego wydarzenia warto sprawdzić jakość sprzętu. Być może będziesz potrzebować dodatkowej kamery do wideokonferencji, jeśli korzystasz ze stacjonarnego komputera.

 

Oprócz obrazu koniecznie przetestuj dźwięk. Jeśli będzie słabo słyszalny, dobrze mieć pod ręką mikrofon lub słuchawki do wideokonferencji, które można szybko podpiąć i poprawić jakość rozmów bez potrzeby przerywania spotkania. Nie zapomnij też o smartfonie! Jeśli nagle Wi-Fi przestanie działać, zawsze możesz wznowić spotkanie za pośrednictwem telefonu i prywatnej sieci.

 

Wideokonferencja ze współpracownikami firmy

 

Pamiętaj też o tym, że ustawienia kamery należy dostosować do oświetlenia, jakie panuje w pomieszczeniu, z którego będziesz prowadzić spotkanie. Jeśli zależy Ci na nienagannym świetle, zainwestuj np. w lampę do wideokonferencji. Zwróć także uwagę na tło do wideokonferencji, które gra kluczową rolę, gdy musisz przeprowadzić ważną rozmowę podczas home office, a za Tobą piętrzą się np. zabawki dziecka, widać bałagan albo po prostu prywatną przestrzeń domową, której nie chcesz pokazywać innym.

 

W takim przypadku wystarczy użyć specjalnej nakładki wyostrzającej tylko Twoją postać. Jest ona dostępna w większości programów do wideokonferencji. Dzięki niej ukryjesz wszystkie rzeczy mogące dekoncentrować rozmówców. Za Tobą może być widoczna część biura, wnętrze gabinetu czy np. biblioteczka. Oczywiście taka przestrzeń zawsze powinna być schludna i uporządkowana. Bardzo ważne jest też odpowiednie wykadrowanie obrazu. Ustaw zatem kamerę w taki sposób, aby Twój tułów i głowa były widoczne. Najlepiej umieścić ją na wysokości oczu, wtedy będziesz dobrze wyglądać na ekranie. Teraz już możesz rozpoczynać wideokonferencję. Powodzenia!

 

Systemy do wideokonferencji – aplikacja Krisp wyciszająca dźwięki

 

Przeczytaj również: Przydatne aplikacje, które pomogą Ci w prowadzeniu firmy

Jesteśmy gotowi,
by dzielić się z Tobą
wszystkim co wiemy!

Zapisz się do darmowego newslettera

Zapisz się do darmowego newslettera w ramach Akademii Przedsiębiorcy