Samodzielne prowadzenie księgowości czy usługi dla firm?

Jednym z obowiązków każdej firmy, również małej, jest prowadzenie księgowości. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej przedsiębiorcy najczęściej decydują się na tak zwaną małą księgowość, czyli jej uproszczoną formę. Właściciel może rozliczać się samodzielnie, np. za pomocą specjalnego programu, lub zdecydować się na usługi księgowe w biurze rachunkowym. Jakie są zalety i wady obu rozwiązań? Ile kosztuje samodzielne prowadzenie księgowości, a ile usługi biura rachunkowego? Co się bardziej opłaca? Przeczytaj artykuł i zdecyduj, w jaki sposób prowadzić księgowość dla firmy.

Czytaj dalej, a dowiesz się:

• Na czym polega prowadzenie księgowości małej firmy?
• Jakie są zalety i wady samodzielnego prowadzenia księgowości?
• Jak kształtują się ceny usług księgowych dla JDG?
• Kiedy warto skorzystać z profesjonalnych usług księgowych?

Zobacz też: Jak założyć firmę – formalności krok po kroku

Księgowość dla małych firm – jaki jest jej zakres?

Podczas zakładania działalności gospodarczej należy podjąć decyzję, czy zlecić prowadzenie księgowości firmie zewnętrznej świadczącej tego typu usługi, czy robić to samemu. Początkujący przedsiębiorcy często stają przy tej okazji przed poważnym dylematem. Z jednej strony, jeśli dysponują ograniczonymi środkami, chcą minimalizować wszelkie koszty, w tym na opłacenie biura rachunkowego. Z drugiej – jeżeli nigdy nie mieli do czynienia z prowadzeniem księgowości, mogą obawiać się, czy poradzą sobie nawet z jej uproszczoną formą. Decyzji nie ułatwia fakt, że w ostatnich latach przedsiębiorcom przybyło księgowych formalności.

W przypadku małej firmy obowiązki związane z prowadzeniem księgowości sprowadzają się do pięciu głównych obszarów:

• prowadzenia księgi przychodów i rozchodów (KPiR), jeżeli rozliczasz się według skali podatkowej lub podatku liniowego, albo ewidencji przychodów, jeśli wybrałeś jako formę rozliczenia ryczałt od przychodów ewidencjonowanych;
• prowadzenia dodatkowych ewidencji związanych m.in. z charakterem działalności, np.:
  • ewidencji VAT (jeżeli jesteś płatnikiem VAT),
  • ewidencji przebiegu pojazdu (jeżeli na potrzeby działalności wykorzystujesz swój prywatny samochód),
  • ewidencji wyposażenia (jeżeli jego wartość przekracza 1,5 tys. zł),
  • ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych;
• składania deklaracji do urzędu skarbowego i opłacania podatków;
• wyliczania i opłacania składek ZUS,
• przechowywania i porządkowania dokumentacji firmowej (w tym wszystkich wystawionych i otrzymanych faktur).

Samodzielne prowadzenie księgowości – na czym polega i ile kosztuje?

Z punktu widzenia przedsiębiorcy, szczególnie początkującego, wszelkie możliwości oszczędzenia środków finansowych są nieocenione. Dlatego, by ograniczyć koszty, możesz rozważyć samodzielne prowadzenie księgowości. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej o niewielkiej skali nie jest to szczególnie skomplikowane, choć wymaga zapoznania się z przepisami i przebiegiem formalności, a także pilnowania terminów i precyzji w działaniach. Mimo że do prowadzenia księgowości na własną rękę istnieją specjalne programy, które znacznie ułatwiają ten proces, jako osoba odpowiedzialna za ten obszar działania firmy musisz mieć go stale pod kontrolą.

Jak już zostało wspomniane, istnieją programy do samodzielnego prowadzenia księgowości online. Są one proste w obsłudze, wiele rzeczy robią za Ciebie automatycznie i bez błędów w rozliczeniach. Za wykupienie dostępu takiego programu płaci się zazwyczaj określoną miesięczną stawkę – zwykle od 10 do 40 zł w zależności od oferowanych funkcji. Dodatkowo niektóre firmy sprzedające tego typu produkty oferują promocje, które mają przyciągnąć klientów, np. brak opłat za rozliczenie, jeśli masz do trzech faktur w miesiącu.

Warto wiedzieć, że usługi księgowe online oferują też banki w ramach bankowości elektronicznej dla firm.

Sprawdź także: Formy opodatkowania przedsiębiorców – jaki rodzaj wybrać?

Ceny usług księgowych

Największą obawą wielu przedsiębiorców związaną z oddaniem pilnowania finansów firmy w ręce profesjonalistów jest kwestia ceny usług księgowych. Stawki są bardzo różne i uzależnione od wielu czynników. U potencjalnych klientów biur rachunkowych przerażenie wzbudził wzrost cen usług księgowych w 2021 r., a wcześniej podwyżki wywołane obowiązkiem generowania plików JPK. Tymczasem rok 2022 i wejście w życie Polskiego Ładu przyniosło kolejne skoki cen, nawet o 20-50 proc.

Na ostateczny koszt usług księgowych wpływają m.in.: liczba dokumentów do rozliczenia miesięcznie, obsługa ZUS, obsługa VAT, zakres dostępności księgowego do konsultacji itp. Usługi takie jak wykonanie rozliczenia rocznego czy obsługa kadrowo-płacowa z reguły są płatne dodatkowo. Jakie są średnie ceny usług księgowych dla małych firm? Trudno tu wskazać konkretną kwotę, bo rozbieżności w tym zakresie mogą być spore. Da się zlecić księgowość JDG w granicach 100-150 zł, w innych biurach będzie to bardziej 250-300 zł, ale możliwe są też wyższe stawki.

Usługi księgowe – czy warto z nich korzystać?

Poza związanymi z tym kosztami zlecenie prowadzenia księgowości specjalizującej się w tym firmie ma właściwie same zalety. Możesz dzięki temu skupić się wyłącznie na kwestiach bezpośrednio związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Zyskujesz również pewność, że finanse Twojego przedsiębiorstwa są prowadzone w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami, terminowo i bezpiecznie. Ponadto każda tego typu firma musi mieć ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej od ewentualnych szkód wyrządzonych wskutek świadczenia swoich usług. Oznacza to, że w razie popełnienia błędu czy zaniechania obowiązków odpowiedzialności nie ponosisz Ty, lecz Twoje biuro rachunkowe.

Przeczytaj również: Konto firmowe – jak wybrać najlepsze dla siebie?