Zarządzanie finansami przedsiębiorstwa – jak oszczędzać?

Zarządzanie finansami przedsiębiorstwa to nie lada wyzwanie dla kogoś, kto dopiero stawia pierwsze kroki w biznesie. O tym, że kontrola finansów w firmie jest niezbędna, nie trzeba nikogo przekonywać. A jednak nowi przedsiębiorcy często uznają, że do dbania o finanse przedsiębiorstwa na początkowym etapie wystarczy odpowiednio prowadzona księgowość. Tak niestety nie jest. Wymaga to bowiem czegoś więcej niż zaksięgowania faktur i zapłacenia podatków. Nie martw się jednak – zarządzanie finansami w małej firmie nie musi być trudne, kiedy wiesz, od czego zacząć. I może przynieść duże oszczędności już na starcie!

O czym przeczytasz w artykule:

·        Jakie kroki prowadzą do zarządzania finansami przedsiębiorstwa?

·        Jakie korzyści płyną z opracowania budżetu?

·        Gdzie szukać oszczędności w firmie?

Czytaj też: Jak zrobić biznesplan? 

Zarządzanie finansami przedsiębiorstwa – jak się do tego zabrać?

Na początku warto zadać sobie pytanie, jakie cele finansowe stawiamy naszej firmie. Podstawowy cel będzie jeden dla wszystkiego rodzaju przedsiębiorstw: aby zyski były wyższe niż koszty i gwarantowały rentowność. Żeby wiedzieć, czy Twój biznes go spełnia, musisz ustalić, jakie masz miesięczne koszty i zyski. A zatem pierwszym krokiem na drodze do zarządzania finansami przedsiębiorstwa jest zyskanie wiedzy, jak dokładnie wyglądają finanse Twojej firmy.

Przeanalizuj dokumenty księgowe z ostatnich kilku miesięcy, aby dowiedzieć się, jakie poniosłeś koszty (które koszty są stałe, a które zmienne?) i która gałąź Twojej firmy przyniosła zyski. Na tej podstawie powinieneś stworzyć budżet firmy – to krok drugi do zarządzania finansami przedsiębiorstwa. 

Budżet jest zestawieniem oczekiwanych kosztów z oczekiwanymi przychodami. Po jego przygotowaniu zobaczysz czarno na białym, na czym tracisz pieniądze. Aby zwiększyć rentowność Twojego biznesu, musisz zmniejszyć koszty i zwiększyć sprzedaż (produktów czy usług, zależnie od charakteru Twojej działalności). To pierwsze jest zazwyczaj nieco łatwiejsze niż to drugie, dlatego warto zacząć od poszukania możliwych oszczędności w firmie.

Żeby uporządkować te wszystkie dane, możesz skorzystać z oferowanych w internecie aplikacji do zarządzania finansami, ale najpopularniejszym programem do zarządzania finansami w firmie jest po prostu arkusz kalkulacyjny np. Microsoft Excel lub jego odpowiednik. Tego, jak je obsługiwać, dowiesz się np. z tutoriali na YouTube.

Czytaj też: Księgowość małej firmy – zlecić czy prowadzić samemu?

Kontrola finansów w firmie: gdzie szukać oszczędności?

Kontrola finansów w firmie polega m.in. na optymalizacji kosztów, aby nie dopuścić do sytuacji, w której rosną one lawinowo i nie ma środków na ich pokrycie. Czym jest optymalizacja kosztów? Dążeniem do ich ciągłego obniżania przy zachowaniu jakości produktów czy usług oraz wysokiej sprzedaży. Które koszty można optymalizować? Odpowiedź na to pytanie znajdziesz w swoich dokumentach księgowych i przygotowanym budżecie. Spójrz na te dane i zaznacz, jakie są największe koszty Twojej firmy. Następnie zastanów się, jak je obniżyć. Gratulacje! Właśnie zrobiłeś trzeci krok na drodze do zarządzania finansami przedsiębiorstwa – zabierasz się do planu usprawnienia Twojej działalności.

Od specyfiki danego biznesu zależy, jakie koszty najlepiej obniżać. Zaproponujemy Ci jednak kilka uniwersalnych przykładów, nad którymi możesz się pochylić, aby z wysokim prawdopodobieństwem znaleźć oszczędności.

• Zakup sprzętu i umeblowania biura. Wydasz na to mniej pieniędzy, jeśli kupisz rzeczy używane, ale w bardzo dobrym stanie. Istnieją firmy, które sprzedają używane lub powystawowe komputery po liftingu technicznym, a używane meble możesz znaleźć na popularnych serwisach typu marketplace.
   
• Telefony służbowe. Lepszym wyjściem będzie sprawdzenie tanich ofert „bez limitu” dla posiadanego już telefonu, a nie zakup najdroższego „flagowca” w drogim abonamencie.
   
• Droga strona internetowa/sklep internetowy, stawiane wg prywatnego projektu przez firmę informatyczną. Oczywiście – taka inwestycja może się zwrócić, jednak podjęta na starcie biznesu może go też „podtopić”, bo ceny stworzenia oryginalnie opracowanej strony internetowej mogą być Bardzo wysokie W zamian możesz spróbować przygotować stronę WWW na istniejących darmowych szablonach, a wtedy koszty spadają tylko do domeny, hostingu i certyfikatu bezpieczeństwa SSL.
   
• Gadżety reklamowe. Są miłym akcentem, ale nie są niezbędne od początku prowadzenia biznesu. Zastanów się nad tańszymi lub darmowymi formami reklamy: założeniem profili w social mediach, zbieraniem wizytówek od potencjalnych kontrahentów i wysyłaniem materiałów reklamowych online, uzupełnieniem profilu Google Moja Firma, dodaniem ogłoszeń na portalach ogłoszeniowych, prowadzeniem bloga firmowego… Pomysłów jest mnóstwo!
   
• Drukowanie faktur i dokumentów. Rezygnacja z drukowania dokumentów może przynieść duże oszczędności w dłuższej perspektywie czasowej. Warto zdecydować się na elektroniczną dokumentację, czyli zacząć korzystać z e-faktur oraz e-podpisów.
   
• Zatrudnianie pracowników. Pracownicy są dla firmy (większej niż jednoosobowa działalność gospodarcza) niezbędni. Można się jednak zastanowić, czy każde potrzebne stanowisko musi być obsadzone na etacie – część z nich na pewno można outsource’ować: zatrudnić asystentkę wirtualną lub specjalistę (grafika, informatyka, HR-owca itd.) do zrobienia konkretnych rzeczy, z liczeniem wynagrodzenia od czasu pracy, na umowę zlecenie lub o dzieło. Obniżenie kosztów zatrudnienia pracowników przyniesie również przyjęcie stażysty, np. z urzędu pracy, choć tu trzeba liczyć się z różną jakością usług pracownika.
   
• Oprogramowanie. Przekalkuluj, czy bardziej opłaca Ci się korzystać z darmowego oprogramowania, które może być trudniejsze w obsłudze dla pracowników i wydłużać czas realizacji zadań, czy z płatnego. Wynik kalkulacji może być różny, zależnie od branży, w której działasz. Pamiętaj też, że wiele firm oferuje darmowe wersje swojego oprogramowania z okrojonymi funkcjami – może takie rozwiązanie będzie dla Ciebie najlepsze? 

Czytaj też: Rodzaje umów – formy zatrudnienia pracowników 

Kontrola finansów w firmie – naucz się negocjować

Koszty możesz obniżyć nie tylko przez rezygnację z pewnych rzeczy, lecz także przez zmianę tych elementów, których nie możesz usunąć. Spróbuj negocjować warunki współpracy z kontrahentami – być może dzięki długotrwałej kooperacji będą skłonni obniżyć ceny? Może pozwolisz im umieścić swoje logo na Twoich produktach, aby zeszli ze swojej marży?

Trzymaj też rękę na pulsie Twojej gałęzi rynku – zobacz, czy Twoje stawki są konkurencyjne. Być może przepłacasz za coś, za co Twoi konkurenci płacą mniej, bo wcześniej nie zbadałeś danego obszaru…? A może pojawił się program dofinansowania, który odpowiadałby profilowi Twojej firmy? Albo program szkoleniowy, który bezkosztowo podniesie kwalifikacje Twoje lub pracowników? Regularnie badaj również tego typu metody zmniejszenia kosztów.

Czytaj również: Jaka powinna być właściwa wycena produktu? 

Zarządzanie finansami przedsiębiorstwa jest kluczowe dla jego powodzenia. Nie obawiaj się wszechstronnych działań w firmie – dopiero kiedy przyjmiesz holistyczne podejście do swojego biznesu, będziesz mógł ocenić swoje cele, możliwości i zagrożenia. Wszystkie odpowiedzi pojawią się, kiedy pochylisz się nad tabelkami. Z początku może się to wydawać niewdzięcznym zajęciem, kiedy jednak się z tym oswoisz, zobaczysz, że jest to narzędzie pełne mocy.

Czytaj też: Dotacje dla firmy – skąd i jak je pozyskiwać?