Krajowy System e-Faktur (KSeF) – co to jest?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest rządową platformą, która ma na celu uprościć i ujednolicić system wystawiania faktur w naszym kraju. Sprawdź, w jaki sposób działa system KSeF, od kiedy obowiązkowo będzie trzeba z niego korzystać i czy e-faktury KSeF to korzystne rozwiązanie.

Czytaj dalej, a dowiesz się:

• KSeF – co to jest?
• KSeF – od kiedy obowiązek?
• Jak działają KSeF i faktury ustrukturyzowane?
• Krajowy System e-Faktur – jak wdrożyć?

Zobacz także: Co to jest faktoring i kiedy może się przydać?

KSeF – co to jest?

Platforma KSeF – czyli Krajowy System e-Faktur – to opracowany przez polski rząd system teleinformatyczny, który służy do wystawiania i odbierania tzw. faktur ustrukturyzowanych. Są to dokumenty tworzone zgodnie ze ściśle określonymi wymogami ustalonymi przez Ministerstwo Finansów i zapisywane w odpowiednim formacie (XML, w zgodzie ze strukturą logiczną e-Faktury). Korzystanie z KSeF ma więc w założeniu ujednolicić strukturę wystawianych faktur i wprowadzić ich centralny rejestr.

Programy podobne do KSeF funkcjonują już w niektórych innych krajach Europy – np. we Włoszech, Hiszpanii czy Francji. Są uważane za innowacyjne rozwiązanie w świecie finansów, które upraszcza cały system wymiany dokumentów i ich przechowywania. We wspomnianych Włoszech korzystanie z tego typu programu jest obowiązkowe. A jak jest w Polsce?

KSeF – od kiedy obowiązek?

Możliwość korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur i faktur ustrukturyzowanych wprowadziła do polskiego systemu prawnego Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2021 r. poz. 2076). Jeszcze tego samego roku – między październikiem a grudniem – umożliwiono chętnym podatnikom skorzystanie z pilotażowej wersji systemu.

Czytaj także: Księgowość online – jak zorganizować biuro w wersji internetowej?

W styczniu 2022 roku natomiast nastąpił już oficjalny start Krajowego Systemu e-Faktur. Od tego czasu dobrowolnie mogą z niego korzystać wszyscy przedsiębiorcy w Polsce, tzn.:

• przedsiębiorcy – czynni podatnicy VAT,
• właściciele firm zwolnieni z podatku VAT,
• podatnicy zidentyfikowani do tzw. szczególnej procedury unijnej OSS, mający polski NIP.

Udział w systemie i wystawianie faktur ustrukturyzowanych mogą być obligatoryjne. Obowiązek korzystania z KSeF jest planowany na styczeń 2024 r.

Jak działają KSeF i faktury ustrukturyzowane?

KSeF w kompleksowy sposób zajmuje się całym obrotem faktur ustrukturyzowanych, sporządzonych wedle określonego wzoru. Umożliwia wystawianie i przesyłanie tych dokumentów, a także ich odbieranie. Ponadto system na bieżąco sprawdza poprawność wystawionej faktury, automatycznie nadaje jej odpowiedni numer identyfikujący w systemie i ją zarchiwizuje (na okres maks. 10 lat). Przedsiębiorcy korzystający z KSeF są dzięki temu zwolnieni z obowiązku przedstawiania faktur w formacie JPK na żądanie instytucji podatkowej i mogą ograniczyć koszty związane z ich archiwizacją.

Zobacz również: Formy opodatkowania przedsiębiorców – jaki rodzaj wybrać?

Jakie jeszcze korzyści uzyskasz, jeśli wdrożysz w firmie KSeF? Aplikacja pozwala m.in. na otrzymanie zwrotu VAT nawet do 40 dni wcześniej. Co więcej, system znacznie upraszcza proces wystawiania i rozliczania faktur korygujących.

Krajowy System e-Faktur – jak wdrożyć?

Jeśli chcesz przygotować się na nieuniknione i przystąpić do Krajowego Systemu e-Faktur, zanim stanie się to obligatoryjne, zastanów się najpierw, w jaki sposób chcesz wdrożyć to rozwiązanie w firmie. Podstawową opcją jest skorzystanie bezpośrednio z rządowej platformy KSeF i założenia na niej konta dla swojej firmy. Może to być wygodne rozwiązanie, jeśli w ciągu miesiąca nie wystawiasz wielu faktur i masz czas na zapoznanie się z całym systemem.

Zobacz też: Księgowość małej firmy – zlecić czy prowadzić samemu?

Inną opcją jest skorzystanie z zewnętrznych firm pośredniczących, które zajmują się m.in. elektroniczną wymianą danych i cyfryzacją procesów biznesowych. Wiele z takich podmiotów już teraz oferuje pełną integrację z KSeF i bierze na siebie wszelkie ewentualne trudności z wdrożeniem systemu (takie jak konieczność nadania zgodnej z wymogami struktury, przesłanie dokumentu do KSeF, odebranie UPO etc.). Oczywiście są to rozwiązania płatne – w przeciwieństwie do rządowej platformy. Jeśli jednak wolisz scedować obowiązki związane z obiegiem dokumentów na zewnętrzną firmę, możesz zorientować się w kosztach i rozważyć ten wybór.

Zobacz również: Stawki VAT a wycena usług – jak robić to dobrze?