Jak zorganizować pracę Twojej firmy na home office?

15.05.2020

4 maja zostały zniesione kolejne obostrzenia związane z epidemią koronawirusa. Część przedsiębiorstw powoli zaczyna wracać do standardowego trybu pracy, ale wiele firm będzie kontynuować pracę zdalną (np. z powodu braku możliwości zapewnienia odpowiednich odległości między stanowiskami pracy w biurze). Praca z domu może być jednak tak samo efektywna co praca zza firmowego biurka, a może nawet bardziej efektywna niż ona. Wystarczy, że wprowadzisz odpowiednie zasady, które zdyscyplinują zespół i pokierują nim w czasie home office.

Z tekstu dowiesz się:

  • jak przygotować zespół do pracy online,
  • jak kierować zespołem podczas pracy przez internet,
  • jakie narzędzia komunikacyjne wykorzystywać podczas home office.
Kobieta w trakcie pracy online

Praca stacjonarna w biurze zapewnia wszystkim pracownikom jednakowe warunki pracy. Nie musisz się wtedy zastanawiać, czy Twój pracownik ma odpowiednie stanowisko pracy – znajduje się w przestrzeni firmowej i korzysta z firmowego sprzętu. Sytuacja wygląda inaczej, gdy decydujesz się na pracę zdalną i Twoi pracownicy muszą wykonywać dotychczasowe zadania ze swoich domów.

Przechodzisz z zespołem na pracę zdalną? Przygotuj go do nowych warunków

Zmieniając tryb pracy na home office, pamiętaj o:

  • upewnieniu się, czy Twoi pracownicy mają w swoich mieszkaniach odpowiednie miejsce do pracy – biurko/stół, wygodne krzesło; jeśli któryś z nich zgłosi Ci brak ergonomicznego sprzętu, możesz na czas pracy z domu wypożyczyć mu meble z firmy,
  • przekazaniu sprzętu – jeśli Twoi pracownicy na co dzień pracują na laptopach, bez problemu mogą zabrać je do domu; jeśli jednak używają sprzętu stacjonarnego, zapewnij im bezpieczny transport komputerów do domu i kontakt z pracownikiem IT, który profesjonalnie podepnie/skonfiguruje je na miejscu, jeśli sprzęt tego wymaga,
  • dobrym połączeniu internetowym swoich pracowników; przy pracy zdalnej to podstawa – zwłaszcza gdy często organizujecie rozmowy na komunikatorach albo przesyłacie między sobą duże pliki; sprawdź, czy każdy z pracowników dysponuje siecią, która pozwoli mu na pracę z domu.
Przechodzisz z zespołem na pracę zdalną? Przygotuj go do nowych warunków

Praca we własnych czterech ścianach wymaga od pracowników samodyscypliny i skupienia. W odróżnieniu od biura w domu znajduje się dużo rozpraszaczy: inni domownicy lub zwierzęta, obowiązki domowe czy nawet włączony telewizor. Home office ma też jednak sporo plusów – rozpoczęcie dnia pracy bez konieczności dojazdów, mniejsza liczba spotkań w ciągu dnia, brak współpracowników zachęcających do pogaduszek.

Jako pracodawca zadbaj o to, żeby plusy brały górę nad ewentualnymi minusami pracy zdalnej. Co możesz zrobić, żeby zdyscyplinować zespół w czasie pracy przez internet?

  • Ustal z pracownikami godziny pracy, w których powinni być obecni przed komputerem. Obecność możesz weryfikować dzięki aktywności na firmowym komunikatorze.
  • Zapewnij sprawną komunikację w zespole – tekstową i ustną. O narzędziach, które możesz wykorzystać, przeczytasz dalej.
  • Rozdzielaj zadania i egzekwuj ich wykonanie. Możesz to robić mailowo, ale jest wiele narzędzi internetowych, które mogą usprawnić ten proces. Jeśli w trybie pracy stacjonarnej nie były Ci one potrzebne, teraz, przy pracy na home office, rozważ ich wdrożenie. Są na tyle pomocne, że mogą zostać w Twojej organizacji nawet po powrocie do pierwotnego trybu pracy.
  • Co jakiś czas organizuj telekonferencje statusowe z zespołem, by sprawdzić obecny status prac i by zebrać od pracowników uwagi dotyczące nowego trybu pracy. Opinia Twojego zespołu może Ci bardzo pomóc we wprowadzaniu kolejnych udogodnień zwiększających efektywność pracy.

Pamiętaj, że wraz ze zniesieniem kolejnych obostrzeń zespół wróci do pracy stacjonarnej. Zadbaj o to, żeby Twoje przedsiębiorstwo było gotowe na pokryzysowe czasy. Dowiedz się, jak to zrobić, z artykułu Jak przygotować małe przedsiębiorstwo do czasów po kryzysie?

Narzędzia do komunikacji i zarządzania zadaniami w pracy online

Jednym z największych wyzwań przy prowadzeniu firmy przez internet jest organizowanie pracy i komunikacja z zespołem, kiedy każdy członek jest w swoim domu. W obecnych czasach mamy wiele narzędzi, które mogą Ci w tym pomóc.

  • Slack – mimo, że slack po angielsku oznacza „leniuchować”, to ta aplikacja zdecydowanie zapobiega lenistwu. Program oferuje możliwość komunikowania się tekstowo, głosowo i za pośrednictwem wideo – czyli zapewnia wszystko, czego potrzebujesz, żeby porozumieć się z innymi pracownikami w organizacji. Daje opcję integracji z innymi platformami, takimi jak Google Drive, Gmail czy Zoom, i ma wiele wtyczek, które możesz dopasować do potrzeb swojego biznesu.
  • Zoom – narzędzie przeznaczone do rozmów wideo i webinarów, idealne do większych telekonferencji. Dzięki niemu możesz połączyć nawet do 100 osób podczas jednej darmowej sesji, a opcje płatne dają jeszcze większe możliwości.
  • Google Drive – najprostsza metoda przekazywania sobie plików. Daje możliwość wgrania dowolnego pliku i udostępnienia go jednej bądź wielu osobom. Jest połączony z edytorami tekstu, prezentacji czy arkuszami kalkulacyjnymi, które mogą być współdzielone przez pracowników. Dzięki temu mogą oni w jednym czasie pracować nad jednym plikiem, niezależnie od tego, gdzie fizycznie przebywają.
  • Trello – aplikacja do zarządzania projektami. Można na niej organizować pracę przy bieżących zadaniach, a także prowadzić długofalowe projekty. Dzięki niej cały zespół ma dostęp do aktualnego statusu prac. Organizacja prac jest dziecinnie prosta – tworzysz zespoły, do których przypisujesz użytkowników, dla zespołu przygotowujesz tablice, a do tablic przypinasz listy z zadaniami. Trello, podobnie jak wyżej wymienione narzędzia, daje opcje integracji z różnymi aplikacjami, co pozwala na kompleksowe zarządzanie zadaniami.

Zadbaj o bezpieczeństwo Twoich pracowników i sprawne działanie Twojej firmy. Przekonaj się, że praca na home office jest tak samo wydajna jak praca w biurze – a może nawet jeszcze bardziej. Po więcej porad, jak prowadzić biznes w trakcie pandemii, zajrzyj na: #DziałamyNieZnikamy.