Karta kredytowa dla firm i inne formy płatności B2B

W XXI wieku każda firma, która posiada rachunek bankowy, powinna mieć podpiętą do niego kartę firmową, aby przedsiębiorca lub jego pracownicy nie musieli ponosić kosztów biznesowych z prywatnych środków. Właściciele przedsiębiorstw mają do wyboru różne rodzaje kart firmowych: karty kredytowe dla firm, karty debetowe lub karty obciążeniowe, a także karty przedpłacone dla pracowników. Dzięki nim pokrywanie wydatków firmowych staje się wygodne, bezpieczne, a przede wszystkim przejrzyste. Czym charakteryzują się wymienione rodzaje kart firmowych dla pracownika i dlaczego warto na nie postawić?

O czym przeczytasz w artykule:

• Jakie są rodzaje służbowych kart płatniczych?
• Karty pracownicze: kredytowa, debetowa i obciążeniowa – jak działają?
• Co to jest karta przedpłacona dla pracownika? 

Czytaj też: Konto firmowe – jak wybrać najlepsze dla siebie? 

Służbowe karty płatnicze – jakie są ich rodzaje?

Jeśli jesteś przedsiębiorcą chcącym zaimplementować do swojej firmy nowoczesne rozwiązania, z pewnością temat biznesowych kart płatniczych jest Ci bliski. Niezależnie od tego, czy z karty służbowej miałbyś korzystać Ty sam, czy też potrzebujesz zapewnić kartę firmową dla pracownika, masz do wyboru różne możliwości, skrojone na miarę Twoich potrzeb. Służbowa karta kredytowa lub firmowa karta debetowa dadzą Ci dostęp do pieniędzy na koncie Twojego przedsiębiorstwa. Jeśli natomiast jesteś w sytuacji, w której musisz opłacić pracownikowi wyjazd służbowy lub zapewnić mu posiłki w trakcie pracy, możesz skorzystać z karty przedpłaconej dla pracownika. To bardzo wygodne rozwiązanie, bo nie musisz już rozliczać w urzędzie skarbowym bonów spożywczych, gromadzić gotówki czy zbierać paragonów – wystarczy karta z przypisaną kwotą pieniężną i Twój obowiązek jako pracodawcy zostaje spełniony!

Dzięki użytkowaniu służbowych kart płatniczych zyskujesz informacje na temat pieniędzy wydawanych przez Twoich pracowników. Masz też możliwość generowania raportów z bankowości elektronicznej. Dzięki temu dane płatności zgromadzone na koncie bankowym możesz wykorzystać do zarządzania wydatkami w przyszłości i przygotowania planów oszczędności. Karty pracownicze nie są przeznaczone jedynie dla dużych firm. Na rynku istnieją także oferty np. kart kredytowych dla małych firm lub kart kredytowych dla nowo powstałych firm.

Karta kredytowa dla firm – zabezpieczenie na nieprzewidziane wypadki

Służbowa karta kredytowa to rozwiązanie dla pracowników obdarzonych – nomen omen – kredytem zaufania. Można za jej pomocą dokonywać płatności, które nie obciążają natychmiast firmowego konta – pieniądze te są pożyczane od banku. Zaciągnięty kredyt należy spłacić w ciągu określonego czasu, wtedy będzie nieobciążony odsetkami. Jest to możliwe dzięki tzw. grace period – okresowi prolongaty, czyli czasowi od rozpoczęcia nowego okresu rozliczeniowego na karcie do ostatniego dnia, w którym można spłacić całość zadłużenia bez odsetek. Grace period wynosi najczęściej 56 dni: 31 dni okresu rozliczeniowego plus 25 dni okresu karencji na spłatę zadłużenia (w miesiącach krótszych niż 31 dni okres rozliczeniowy również ulega skróceniu).

Jeżeli po okresie prolongaty nie stać Cię na jednorazową spłatę całości zadłużenia, możliwa jest spłata kwoty minimalnej (najczęściej wynosi ona ok. 5% całkowitej kwoty zadłużenia). Dalsza spłata jest wtedy rozłożona na raty obciążone oprocentowaniem. Jeżeli nie dokonasz spłaty kwoty minimalnej, możesz zostać obciążony dodatkowymi opłatami ze strony banku – oprócz naliczenia odsetek. Jeśli chcesz czuć się bezpiecznie i być pewny, że nie przekroczysz terminu spłaty zadłużenia, ustaw opcję automatycznej spłaty. Wtedy bank pobierze należną kwotę z konta.|

Karty kredytowe dla firm są wydawane na podstawie umowy z bankiem, w której jest określony limit możliwego do zaciągnięcia kredytu, liczony na podstawie zdolności kredytowej przedsiębiorcy. Samo wydanie karty kredytowej jest zazwyczaj bezpłatne; nie musisz się też liczyć z dodatkowymi kosztami, jeśli spłacasz zadłużenie na czas. Uważaj jednak przy wypłatach środków z karty kredytowej z bankomatu – wtedy często pobierana jest prowizja. Aby uniknąć tej opłaty, możesz zablokować możliwość wypłaty gotówki w aplikacji bankowej, na koncie internetowym, poprzez infolinię banku lub w oddziale.

Aby zachęcić przedsiębiorców do korzystania z tego typu karty, banki proponują różnego rodzaju benefity, np. programy lojalnościowe, w których zamienia się punkty za dokonane zakupy na nagrody, czy rabaty na zakupy w wybranych miejscach.

Czytaj też: Kredyt dla firm – jak z niego korzystać, by się rozwijać?

Debetowa karta pracownicza – wydatki pod kontrolą

Kartą związaną z większymi ograniczeniami niż karta kredytowa jest karta debetowa. Za jej pomocą można dokonywać transakcji bezgotówkowych, a także wypłat gotówkowych w ramach środków dostępnych na koncie. Możliwe jest ustawienie dla firmowej karty debetowej limitów transakcji oraz powiadomień, które przychodzą na Twój telefon, kiedy pracownik z niej skorzysta.

Karta debetowa jest imienna, zabezpieczona PIN-em, a w przypadku jej kradzieży lub zgubienia można ją zablokować i zachować zgromadzone na niej środki. Dzięki temu jest to rozwiązanie znacznie bezpieczniejsze niż noszenie przy sobie gotówki, zwłaszcza jeśli zamierzasz płacić nią poza granicami kraju. 

Choć firmowe karty debetowe działają na tych samych zasadach co karty prywatne, nie muszą być jednak jak one wolne od opłat. Często trzeba zapłacić za samo wydanie karty do rachunku biznesowego, jak również za wypłatę środków z konta. Mimo tych niedogodności karty debetowe pozwalają na ściślejszą kontrolę firmowych finansów, m.in. dzięki możliwości wygenerowania raportu historii transakcji z bankowości elektronicznej.

Obciążeniowa karta firmowa dla pracownika – sposób na służbowe wyjazdy

Kolejnym rodzajem karty pracowniczej jest tzw. karta charge, czyli karta obciążeniowa. Jest ona odmianą karty kredytowej – także w jej przypadku bank udziela limitu kredytu, który klient (przedsiębiorca dający następnie dostęp do karty pracownikowi) może spłacić później. Do karty przypisany jest rachunek techniczny, czyli służący wyłącznie do dokonywania transakcji z karty, powiązany z kontem firmowym. Z kolei limit wydatków kształtowany jest z miesiąca na miesiąc (zależnie od wpływów z głównego konta na rachunek karty). W przypadku karty obciążeniowej konieczna jest spłata całego zadłużenia jednorazowo. Najczęściej jest ona wykorzystywana do umożliwienia opłacenia pracownikowi wydatków służbowych.

Karty przedpłacone dla pracowników – sposób na utrzymanie wydatków w ryzach

Ostatnim rodzajem kart pracowniczych jest karta przedpłacona (prepaid). Działa ona na podobnej zasadzie jak karty operatorów komórkowych w telefonach na kartę. Zasila się ją dowolną kwotą, a potem można wykonywać transakcje jedynie w ramach dostępnego budżetu. Pieniądze przesłane na rachunek techniczny karty przedpłaconej wydać może każdy, kto fizycznie ją posiada lub zna jej wirtualny numer. Karta nie zostaje przypisana do konkretnego nazwiska, ale jest chroniona PIN-em.

Korzystanie z kart przedpłaconych jest szczególnie wygodne w przypadku pracodawców, którzy ustawowo muszą zapewnić pracownikom posiłki, a nie wydają ich we własnej kuchni. Na kartach przedpłaconych dla pracowników można ustawić cel i używać ich np. wyłącznie w miejscach zakupu żywności i punktach gastronomicznych. Karty tego typu są również wydawane jako prezenty świąteczne, zamiast bonów/talonów, które należy osobno rozliczać w urzędzie skarbowym. Dodatkowo jeśli kartę przedpłaconą zasilają przelewy z firmowego funduszu świadczeń socjalnych, przy spełnieniu dodatkowych warunków mogą być wolne od podatku.

Zgubioną lub skradzioną przedpłaconą kartę pracowniczą można zablokować i poprosić o duplikat (choć może się to wiązać z dodatkowymi kosztami). Środki raz przelane na konto techniczne karty nie powinny przepaść, nawet jeśli karta zostanie zniszczona – na wszelki wypadek potwierdź jednak tę informację z operatorem karty.

Czytaj też: Podatnik bezgotówkowy – nowy program Ministerstwa Finansów dostępny w pakietach GOLD i SILVER

Technologia płatności bezgotówkowych umożliwia bezpieczny dostęp do pieniędzy zgromadzonych na kontach bankowych przedsiębiorstwa. Jeśli zdecydujesz się na takie rozwiązanie, będziesz mieć swoje pieniądze zawsze pod ręką, będziesz móc też udzielić do nich limitowanego dostępu swoim pracownikom w taki sposób, jaki jest dla Ciebie najwygodniejszy.