Jak napisać e-mail i sprawdzić, czy się go dostało?

Poczta e-mail to jedna z metod komunikacji. Po założeniu swojego konta mailowego, będziesz mógł przesyłać do innych osób wiadomości oraz różnego rodzaju pliki (np. tekstowe, muzyczne lub graficzne). W naszym artykule znajdziesz podstawowe informacje dotyczące tego, jak stworzyć swoje prywatne konto e-mailowe, napisać i odebrać maila oraz jakich zwrotów grzecznościowych używać w tego typu korespondencji. Wyjaśniamy Ci również, czym jest spam i jak możesz go unikać.

Czytaj dalej, a dowiesz się:

• Jak założyć konto e-mailowe?
• Jak otworzyć pocztę e-mail i sprawdzić maila?
• Jak napisać maila?
• Zwrot grzecznościowy w mailu – jak się przywitać i pożegnać?
• Spam – co to jest i jak go unikać?

Przeczytaj również: Senior w sieci – jak zadbać o jego bezpieczeństwo?

Darmowa poczta e-mail – jak ją założyć?

Założenie konta mailowego jest naprawdę proste i zajmuje dosłownie kilka minut. Aby to zrobić, potrzebujesz komputera, smartfona albo tabletu z dostępem do internetu. Na początek wybierz dostawcę poczty e-mail. Aby go wybrać, zwróć uwagę m.in. na:

• pojemność skrzynki pocztowej,
• liczbę wyświetlanych reklam,
• możliwość tworzenia aliasów (alternatywnych nazw poczty e-mail),
• zabezpieczenia przed hakerami (np. weryfikacja dwuetapowa przy logowaniu).

Zakładanie poczty zacznij od wciśnięcia przycisku „Załóż konto” i postępuj według wskazówek, które w intuicyjny sposób przeprowadzą Cię przez cały proces rejestracji. Zostaniesz poproszony m.in. o podanie imienia, nazwiska, nazwy użytkownika (czyli tego, co będzie się znajdowało przed @ w Twoim adresie). Możesz użyć małych liter, cyfr i kropek. Administrator poczty poprosi Cię także o podanie daty urodzenia, płci i ewentualnie numeru telefonu, na który otrzymasz wiadomość SMS ze specjalnym kodem w celu weryfikacji rejestracji.

Obowiązkowo musisz wymyślić unikalne do logowania na pocztę, które należy zapamiętać. Im bardziej skomplikowane i rozbudowane, tym większa szansa, że nikt nie wkradnie Ci się na pocztę. Przy konfigurowaniu hasła możesz użyć co najmniej 8 znaków, małych i wielkich liter, cyfr oraz znaków specjalnych (np.: !@#$%&). Potem wystarczy tylko kliknąć „Utwórz konto” – i gotowe! Zazwyczaj zakładanie poczty e-mail wygląda podobnie u każdego dostawcy domeny. W niektórych przypadkach możesz nawet spersonalizować swoją pocztę – dodać zdjęcie profilowe albo ulubione tło.

Jak otworzyć maila?

Odbieranie maili nie powinno sprawić Ci żadnych problemów. Gdy już założysz swoje konto mailowe, wystarczy w nowej karcie otworzyć odpowiednią domenę (np. www.wp.pl, www.op.pl, www.o2.pl lub www.gmail.com), a następnie wpisać podany login i hasło. Jeśli ściągniesz aplikację lub program pocztowy, nie będziesz musiał za każdym razem wpisywać tych danych.

Pocztę możesz sprawdzać na dowolnym urządzeniu – np. na smartfonie lub tablecie. Gdy już się zalogujesz, otwórz wiadomości, które otrzymałeś. W większości przypadków znajdują się one po lewej stronie ekranu. Wystarczy odszukać napis „skrzynka odbiorcza” lub „odebrane” i w niego kliknąć, aby wyświetliła się lista z korespondencją.

W zależności od skrzynki mailowej pod folderem „odebrane” znajdziesz np. powiadomienia, oferty i wiadomości z kont społecznościowych. Nie zapomnij przejrzeć tych pozycji, bo również w nich znajdują się maile do Ciebie.

Jak napisać maila?

Aby napisać maila, kliknij po prawej stronie w napis „nowa wiadomość”. Na samej górze wpisz adres mailowy nadawcy i temat e-maila. Możesz też dołączyć załączniki w postaci plików muzycznych, graficznych, wideo lub tekstowych. Jeśli Twoja wiadomość jest bardzo ważna, ustaw wysoki priorytet ważności, aby odbiorca mógł przeczytać e-mail w pierwszej kolejności i szybko Ci odpisać. Kolejny krok to wpisanie treści wiadomości. Tekst możesz edytować – zmieniać np. wielkość czcionek i kolor – oraz dodawać emotikony. Pamiętaj o formalnym stylu, jeśli piszesz do osoby, której nie znasz. Gdy korespondujesz z najlepszym przyjacielem, możesz sobie pozwolić na nieco więcej luzu. Po napisaniu e-maila podpisz się, a następnie kliknij przycisk „wyślij”. Po krótkiej chwili wiadomość trafi do Twojego adresata. W ustawieniach możesz zaznaczyć, abyś był za każdym razem o tym powiadamiany. Możesz nawet otrzymać informację, że osoba, do której wysłałeś wiadomość, właśnie ją odczytała.

Zwroty grzecznościowe w mailu – jakich form używać?

Zwrot grzecznościowy w mailu to wyraz szacunku do osoby, z którą korespondujesz. Możesz bowiem zwracać się np. do znajomego lub odpisywać nieznajomej osobie, z którą nie łączą Cię żadne prywatne sprawy. Jak więc nie popełnić gafy i na co zwrócić uwagę podczas pisania e-maili?

Przede wszystkim pamiętaj, że e-maile formalne (pisane np. do urzędu, pracodawcy, współpracowników, kontrahentów) należy rozpocząć stosownym powitaniem. Użyj zatem zwrotu: „Szanowny Panie”, „Szanowana Pani”, „Szanowni Państwo” lub po prostu „Dzień dobry”. Absolutnie nie pisz „Witam”, bo jest to uznawane za niestosowne, niekulturalne i sugeruje nadrzędność nadawcy nad odbiorcą. W kolejnych mailach z tej samej korespondencji możesz zrezygnować już z powitalnej formuły grzecznościowej, ponieważ ta zasada dotyczy jedynie pierwszej wiadomości wymienianej z adresatem.

Bez względu na to, jakiej formy grzecznościowej użyjesz, postaw po niej przecinek, a zdanie w kolejnym wierszu zacznij od małej litery. Koniecznie zapisuj wielką literą wszystkie zaimki typu: „Tobie”, „Ci”, „Wam”, „Państwu”, a wiadomość zakończ zwrotem „Z poważaniem” lub „Z wyrazami szacunku”. Jeśli użyłeś na powitanie słów „Dzień dobry”, na końcu e-maila warto napisać np. „Pozdrawiam serdecznie”.

Co to znaczy spam?

Są to niechciane lub niepotrzebne wiadomości e-mail, które są wysyłane masowo do bardzo dużej grupy odbiorców. Taka korespondencja może wpadać do skrzynki nawet codziennie. Spam jest nie tylko niechciany i uciążliwy, ale także groźny, bowiem za jego pośrednictwem bardzo często hakerzy próbują wyłudzić wrażliwe dane albo zainfekować Twój komputer lub smartfon. Jeśli więc dostałeś wiadomość od nieznajomego nadawcy, a w treści znajduje się dziwny link lub załącznik – przez co masz podejrzenie spamu – lepiej nie klikaj w odnośniki i nic nie ściągaj. To może być cyberatak! Najbezpieczniej będzie usunąć taki e-mail. Koniecznie też zainstaluj filtr antyspamowy, aby nie otrzymywać wiadomości, które wysyłane są w celu komercyjnym.

Pamiętaj również, aby chronić się przed niechcianymi wiadomościami. Zanim podasz swój adres e-mail, zastanów się dwa razy, czy dobrze postępujesz. Gdy robisz zakupy przez internet, nie musisz np. zaznaczać zgód marketingowych czy zapisywać się do newslettera. Nie podawaj adresu także na forach internetowych. To jedno z najbardziej popularnych miejsc, z którego hakerzy czerpią później namiary na swoje potencjalne ofiary internetowego oszustwa.

A jak sprawdzić, czy mail trafia do spamu? Wystarczy wejść na stronę www.mail-tester.com i skopiować wygenerowany adres e-mail. Następnie wyślij na niego wiadomość testową ze swojej prywatnej poczty. Na stronie zobaczysz punktowy raport, po którym będziesz wiedzieć, czy z Twoją skrzynką mailową wszystko jest w porządku. Koniecznie też sprawdź za pomocą systemu antywirusowego, czy np. nie wysyłasz zainfekowanych załączników lub niedozwolonych treści. To może być powodem tego, że e-miale od Ciebie zawsze trafiają do folderu spamowego.