Faktura mailem – co zrobić, aby otrzymywać rachunki w formie elektronicznej?
Elektroniczny obieg dokumentów to nie tylko sposób na szybkie dostarczenie faktury do klienta (co pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze), lecz także skuteczna metoda dbania o środowisko. Jeśli skrupulatnie prowadzisz domowy budżet, faktury mailowe umożliwią Ci niemal błyskawiczny dostęp do otrzymanych rachunków oraz ułatwią ich wygodne przechowywanie. Sprawdź, dlaczego wysyłanie faktur mailem ma aż tyle zalet.
Czytaj dalej, a dowiesz się:
- Czym są faktury elektroniczne?
- Jak otrzymywać faktury w wersji online?
- Czy e-fakturę możesz zapłacić na poczcie?
- Jakie są zalety elektronicznego obiegu dokumentów?
Czytaj też: Zarządzanie domowym budżetem – poznaj sprawdzone metody
Faktura mailem – co to jest?
Faktura przesyłana e-mailem to tzw. faktura elektroniczna – dokument, który jest wystawiany oraz wysyłany klientowi w postaci elektronicznej. Zgodnie z art. 2 pkt 32 Ustawy o podatku od towarów i usług faktura elektroniczna może przyjąć również formę ustrukturyzowanych komunikatów – takich jak np. XML, chociaż najczęściej, dostarczana jest e-mailem w formie PDF. Zdarzają się też sytuacje, w których klient może samodzielnie pobrać e-fakturę, logując się np. na swoje konto w serwisie internetowym usługodawcy.
Z punktu widzenia prawa fakturą elektroniczną nie jest:
- rachunek wystawiony w formie elektronicznej, a następnie wydrukowany i przekazany w formie papierowej,
- rachunek wystawiony w formie papierowej, a następnie zeskanowany i przekazany w formie elektronicznej.
Co ciekawe, jeszcze do niedawna wysyłanie faktur elektronicznych wymagało otrzymania pozwolenia przez klienta. Akceptacja mogła zostać udzielona w dowolny sposób: ustnie czy po zaznaczeniu odpowiedniej zgody papierowej lub w systemie elektronicznym. Aktualnie, jeśli klient po otrzymaniu faktury online nie wyrazi co do tego sprzeciwu – przyjmuje się, iż zgoda została udzielona.
Za pomocą e-rachunku możesz rozliczyć się w ten sam sposób co przy korzystaniu z tradycyjnej, papierowej faktury. Rachunki te można również w dowolny sposób korygować oraz wystawiać ich duplikaty.
Faktury przesyłane e-mailem – jak je otrzymywać w wersji online?
Sposób udzielenia zgody na otrzymywanie e-faktur zależy w dużej mierze od polityki działania konkretnego usługodawcy. W przypadku operatorów sieci komórkowych zgoda wyrażana jest najczęściej papierowo (poprzez wysłanie wniosku o e-fakturę), SMS-em lub przez aplikację.
W niektórych sytuacjach przekazana zgoda przekłada się na niższą cenę abonamentu i może zostać udzielona podczas podpisywania umowy z operatorem.
Co ciekawe, elektroniczną fakturę możesz otrzymać również, płacąc za energię. Wystarczy, że zalogujesz się na konto w serwisie swojego dostawcy energii i zaznaczysz, że chcesz otrzymywać rachunki elektroniczne. Dzięki temu zyskujesz wygodny dostęp do wszystkich rachunków i na bieżąco widzisz, które z nich są nieopłacone. Niektórzy dostawcy po wystawieniu faktury wysyłają klientowi specjalnego maila z informacją o pojawieniu się nowego dokumentu.
Odbieranie faktur w formacie elektronicznym w wielu przypadkach pozwoli Ci uniknąć problemu z odpowiednim przechowywaniem dokumentów. Wystawcy rachunków, którzy publikują je na elektronicznych kontach klientów, przechowują rachunki nawet przez kilka lat. Przykładowo: popularny serwis do zakupów aukcyjnych udostępnia swoim klientom e-fakturę przez 7 lat od daty wystawienia, czyli o 2 lata dłużej, niż wynosi okres przedawnienia podatkowego.
Czytaj też: Jak płacić rachunki przez internet?
Jak zapłacić e-fakturę?
Fakturę elektroniczną możesz opłacić w dowolny sposób, podobnie jak fakturę papierową. Najszybszą metodą jest tu tzw. e-płatność. A czy e-fakturę można zapłacić na poczcie? Tak – nic nie stoi na przeszkodzie, aby w ten sposób uregulować należność!
Niektóre firmy, wysyłając informację o wystawieniu faktury, umożliwiają opłacenie jej bezpośrednio z wiadomości mailowej. Wystarczy kliknąć w przycisk „Opłać”, a następnie wybrać metodę płatności. Taki sposób zapłaty jest zdecydowanie szybszy niż tradycyjny przelew – nie musisz wpisywać odbiorcy, kwoty ani numeru faktury. Upewnij się jednak, czy nie są za to doliczane drobne dodatkowe opłaty.
Faktury e-mailem – poznaj zalety tego rozwiązania!
Faktury elektroniczne to rozwiązanie wygodne i bezpieczne. Sprawdź, co możesz zyskać, wybierając ten sposób dostarczania dokumentów.
Wysłanie faktury mailem to korzystne rozwiązanie również dla firm. Klient, który otrzyma rachunek niemal natychmiast po jego wystawieniu, ma szansę szybciej uregulować należność. Co więcej, minimalizuje się ryzyko niedostarczenia faktury na czas oraz dokonania ewentualnej pomyłki w adresie. Faktury elektroniczne pozwalają też zauważalnie zredukować koszty związane z dostarczaniem dokumentów w formie papierowej – takie jak: koszt zakupu znaczka pocztowego, tuszu do drukarki, papieru czy koperty.
Jak widzisz, korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów to oszczędność nie tylko czasu, lecz także pieniędzy. Dodatkowo e-faktury idealnie wpisują się w założenia mające na celu propagowanie działań ekologicznych. Według szacunków, aby wydrukować taką liczbę faktur, jaka obecnie wystawiana jest w Polsce, powinniśmy przetworzyć ponad 250 tys. drzew, zanieczyszczając przy tym miliardy litrów wody! Właśnie dlatego warto zmienić sposób rozliczania i wybrać elektroniczne faktury.
