Kto musi mieć kasę fiskalną?

15/12/2021

Planujesz sprzedawać towary lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej? Obowiązek kasy fiskalnej prawdopodobnie dotyczy również Ciebie – chyba że obejmuje Cię zwolnienie w tym zakresie. Dodatkowo w ostatnim czasie przez media przetaczało się sporo informacji na temat wymiany kas fiskalnych na tzw. kasy online. Wiemy, że początkującemu przedsiębiorcy ten temat może wydawać się skomplikowany, dlatego zebraliśmy dla Ciebie wszystkie podstawowe informacje dotyczące obowiązku posiadania kasy fiskalnej.

 

Czytaj dalej, a dowiesz się:

  • Kto ma obowiązek posiadania kasy fiskalnej i jakie przepisy to regulują?
  • Kto jest zwolniony z obowiązku posiadania kasy fiskalnej?
  • Jakie typy działalności są wyłączone ze zwolnienia z obowiązku kasy fiskalnej?
  • Czego dotyczy obowiązek wymiany kasy fiskalnej i co musi wiedzieć początkujący przedsiębiorca?

Czytaj też: Jak założyć firmę – formalności krok po kroku

 

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej – co mówią przepisy?

 

Podstawowe przepisy dotyczące kas fiskalnych są zdefiniowane w ustawie o podatku od towarów i usług. Art. 111 tej ustawy do ewidencjonowania sprzedaży przy pomocy kas rejestrujących zobowiązuje podatników, którzy sprzedają swoje towary osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym. Od tej generalnej zasady przewidziano kilka wyjątków, jednak katalog zwolnień systematycznie się zmniejsza.

 

Ramka: kasa fiskalna – obowiązek jej posiadania nie dotyczy firm, które sprzedają firmom

 

Zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej

 

Zgodnie ze stanem na koniec października 2021 r., na podstawie Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, kasy fiskalnej nie muszą mieć przedsiębiorcy:

 

  • których obrót na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w poprzednim roku podatkowym nie przekroczył 20 000 zł (tzw. zwolnienie podmiotowe; w wypadku rozpoczęcia działalności w trakcie roku kwotę przelicza się proporcjonalnie),
  • którzy rozpoczęli dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych po 31 grudnia 2018 r., o ile przewidywany obrót nie przekroczy 20 000 zł (lub kwoty proporcjonalnej, w zależności od okresu prowadzenia działalności),
  • którzy dostarczają towary lub świadczą usługi zwolnione z obowiązku ewidencjonowania (zwolnienie przedmiotowe), pod warunkiem że udział obrotów z czynności zwolnionych w całkowitych obrotach podatnika z działalności na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych w poprzednim roku podatkowym był wyższy niż 80%.

Zgodnie z treścią rozporządzenia zwolnienia te obowiązują nie dłużej niż do 31 grudnia 2021 r.

 

Z pełną listą usług kwalifikujących się do zwolnienia przedmiotowego można zapoznać się w załączniku do opisywanego wyżej rozporządzenia. Należą do nich m.in. usługi związane z rolnictwem, chowem i hodowlą zwierząt, usługi finansowe i ubezpieczeniowe, pewne usługi związane z rynkiem nieruchomości czy usługi notarialne.

 

Jeśli zaś chodzi o zwolnienie podmiotowe, limit obrotów do obowiązku kasy fiskalnej ustalamy, biorąc pod uwagę albo kwotę netto (czynni podatnicy VAT), albo kwotę brutto sprzedaży (podatnicy zwolnieni z VAT).

Kasa fiskalna z terminalem w supermarkecie

Czytaj także: Księgowość online – jak zorganizować biuro w wersji internetowej?

 

Obowiązek kasy fiskalnej – czynności bezwzględnie wyłączone ze zwolnienia

 

Oprócz zasad opisanych powyżej jako przedsiębiorca musisz również wiedzieć, że istnieje lista czynności, które nie podlegają zwolnieniu niezależnie od limitów obrotów. Pełny spis znajdziesz w § 4 wspomnianego już rozporządzenia w sprawie zwolnień.

 

Bezwzględny obowiązek posiadania kasy fiskalnej mają więc firmy, których działalność polega m.in. na:

  • dostawach gazu płynnego, paliw, różnego rodzaju części samochodowych, komputerów i wyrobów elektronicznych, sprzętu fotograficznego, wyrobów z metali szlachetnych, nośników danych, wyrobów tytoniowych, perfum,
  • świadczeniu usług przewozów pasażerskich, naprawy pojazdów, wymiany opon, przeglądów technicznych, opieki medycznej i stomatologicznej, usług prawniczych, doradztwa podatkowego, usług gastronomicznych, fryzjerskich i kosmetycznych, wstępu na przedstawienia cyrkowe, do wesołych miasteczek, parków rozrywki, dyskotek i na sale taneczne.

Ramka – przepisy dotyczące obowiązku kasy fiskalnej są najlepszym źródłem informacji

Obowiązek wymiany kasy fiskalnej, czyli tzw. kasy online

 

Jeżeli dopiero zaczynasz działalność gospodarczą, być może hasło „kasy online” jest dla Ciebie nowe. Jednak przedsiębiorcy, którzy działają na rynku dłużej, obecnie w większości mają już za sobą proces obowiązkowej wymiany kasy fiskalnej z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii na model online. Więcej na temat zasad i etapów wymiany przeczytasz w tym artykule.

 

Tu natomiast skupmy się na tym, co istotne dla przedsiębiorców, którzy w tej chwili stoją przed zakupem swojej pierwszej kasy fiskalnej. Jeśli planujesz działać w branży, w której już obowiązują kasy online (sprawdź w tekście, do którego odsyłaliśmy przed chwilą), sprawa jest oczywista – w taką właśnie kasę musisz się zaopatrzyć. Ale co jeżeli Twój rodzaj działalności nie znajduje się w tym spisie?

 

Teoretycznie kasy z elektronicznym zapisem kopii można będzie kupić jeszcze do końca 2022 roku (stare modele z zapisem papierowym zostały wycofane w roku 2019). Od stycznia 2023 roku w sprzedaży pozostaną już wyłącznie kasy online. Nie będzie oznaczało to automatycznie konieczności wymiany za rok – swoją kasę będziesz mógł wykorzystywać do czasu jej wyeksploatowania. Warto jednak od razu zdecydować się na nowszą technologię.

 

Kupując kasę, możesz przy okazji zaopatrzyć się w terminal płatniczy, który umożliwi Twoim klientom płatność kartą. To niezbędne wyposażenie każdej nowoczesnej firmy, a biznesowo dające znacznie więcej korzyści niż obowiązkowa kasa fiskalna, która służy wyłącznie do rejestrowania transakcji w celach fiskalno-kontrolnych. Już dziś złóż wniosek w Programie Polska Bezgotówkowa, a za terminal przez pierwszy rok nie zapłacisz ani złotówki.

 

Zobacz też: Dotacje dla firm – skąd i jak je pozyskiwać?